Poslovni bonton i etika

Trenutna poslovna stvarnost je da samo 15% srednjih i velikih poduzetnika koji žele ojačati svoju poziciju na tržištu ostvaruje cilj. Zbog toga se višestruko povećava relevantnost poslovnog bontona, jer nepoštivanje njegovih normi, iz niza drugih razloga, često dovodi do prekida korisnih poslovnih odnosa.

U širem tumačenju, etika je skup općih stavova usmjerenih na reguliranje društvenih odnosa. Sukladno tome, poslovna etika rješava pitanja vezana uz prihvaćeni red i stil interakcije u području poslovanja.

Pojedinosti etičkih aspekata poslovnih odnosa su poslovni bonton, uključujući, na primjer, postupak pregovaranja, pravila korporativnog ponašanja, poslovne tradicije i rituale, elemente podređenosti, načine i stilove komunikacije i pisanja, kao i pitanja korektnost u ophođenju s partnerima i poslovnim kolegama.

Važnost etike i bontona, kao njezinog sastavnog dijela, leži u činjenici da regulatorni okvir koji je nastao kao rezultat dugogodišnje prakse uvelike pojednostavljuje komunikaciju, stvarajući razumljiv i javno dostupan kontekst u poslovnoj sferi koji omogućuje kako biste ispravno postigli ciljeve i značajno uštedjeli vrijeme.

Drugim riječima, riječ je o posebnom algoritmu za rješavanje poslovnih problema, koji omogućuje racionalno i bezkonfliktno postavljanje i uspješno postizanje željenih poslovnih ciljeva. Razina poznavanja ovog algoritma omogućuje donošenje izravnih zaključaka o stupnju profesionalnosti poslovnog partnera ili protivnika u poslovnom sporu.

U tom kontekstu važno je pridržavati se sljedećih osnovnih načela:

• točnost svugdje i u svemu;
• usklađenost s informacijskom sigurnošću;
• zdrav altruizam;
• povoljan imidž koji odgovara poslovnom okruženju;
• Ispravan usmeni i pismeni jezik;
• poštivanje pravila kulture poslovnog govora.

Vrste poslovne korespondencije su različite i, uz određeni stupanj konvencije, mogu se podijeliti u dvije glavne vrste:

• međudržavni - između državnih organizacija, stranih predstavništava i dužnosnika (razne bilješke, memorandumi i drugi oblici) - elementi diplomatskih odnosa;
• komercijalni - pisma poluslužbenog statusa koja se koriste u području poslovnih odnosa između institucija i organizacija.

Stil pisanja službenog pisma, unatoč jezičnim i nekim tradicionalnim razlikama, ima određenu zajedničku osnovu i skupinu smjernica koje je razvila ustaljena praksa. Primjerice, brojni protokolarni zahtjevi, određeni položajem pošiljatelja i primatelja, temelje se na početnim postavkama međusobnog poštovanja i ispravnosti. Stoga, bez obzira na vrstu dokumenta, strukturno, on mora nužno sadržavati sljedeće elemente:

• žalba (službeni status primatelja);
• kompliment (pristojan kraj pisma);
• potpis;
• datum (dan, mjesec, godina i mjesto pisanja poruke);
• adresa pošiljatelja (prezime, status radnog mjesta, adresa se nalaze na vrhu ili dnu 1. stranice pisma).

Osim toga, postoji niz odredbi koje se izravno odnose na pisma:

• poslovna pisma postavljena su na obrascima ili listovima papira isključivo na njihovoj prednjoj strani;
• stranice su numerirane arapskim brojevima;
• poruke su ispunjene ispisanim tekstom;
• brisanja i ispravci u tijelu dokumenta su neprihvatljivi;
• dokument je presavijen s tekstom prema unutra;
• vrijeme čekanja na odgovor na pismo nije duže od deset dana.

Poslovna poruka treba imati izraženu ciljnu orijentaciju i sadržavati jedno pitanje, a cjelokupno značenje teksta treba u potpunosti i u potpunosti pokoravati njegovom sadržaju, bilo da se radi o prijedlogu posla, komercijalnom zahtjevu ili samo relevantnoj informaciji.

Klasifikacija poslovnih poruka je raznolika i ovisi o njihovoj funkcionalnoj i ciljnoj orijentaciji. Na primjer, slova su:

• obavještavanje;
• nalik;
• pozivnice;
• informativni pregledi;
• zapovijedi;
• prateći;
• druge vrste.

U komercijalnoj korespondenciji najtipičniji:

• zahtjevi;
• prijedlozi;
• zapovijedi;
• pritužbe;
• jamstvena pisma.

Kao jedan od oblika poslovne komunikacije, u užem smislu definicije, pisma se dijele na 2 vrste - poslovna i privatno-službena.

Poslovanje uključuje korespondenciju koja kruži među organizacijama i institucijama. Privatno-službeni dopis je poruka koju instituciji šalje privatna osoba, ili, obrnuto, ustanova - privatnoj osobi.

Postoji niz pravila za vođenje poslovne korespondencije.

• Pismo treba potaknuti nastanak poslovnog interesa kod primatelja, jasno i na temelju uvjerljivih dokaza, pokazati dobrobit partnerstva i nesvrsishodnost prekida partnerstva. Tekst treba imati poticajni, motivirajući karakter za suradnju.
• Pretjerane osobne emocije u poslovnom pismu nisu najbolji način da dokažete svoj slučaj i riješite problem.
• Kako biste izbjegli preopterećenje i začepljenje teksta pisma, trebali biste izbjegavati bilo kakve figurativne usporedbe, metafore, alegorije i hiperbole.
• Za jasan i koncizan prikaz teme, bolje je koristiti jednostavne rečenice, izbjegavajući pojedinosti i pretjerane detalje. Glavna ideja poruke trebala bi biti potkrijepljena iznimno relevantnim argumentima, koji se obično stavljaju u priloge pisma (dijagrami, grafikoni, digitalni podaci).
• U tekstu treba istaknuti odlomke od kojih svaki, predstavljajući samostalnu misao, počinje u novom retku.

• U poslovnoj pisanoj poruci ne smijete koristiti opisne pridjeve, nepotrebna pojašnjenja i detalje. Na kraju pisanja, preporučljivo je provjeriti dokument i eliminirati fraze koje nemaju stvarni semantički sadržaj.
• Pismenost je osnovni element teksta. Prisutnost pravopisnih i drugih pogrešaka u poruci je neprihvatljiva.
• Predmet pisma je obavezan. Tema u dokumentima treba biti prikazana kratko i jezgrovito, što štedi vrijeme pri čitanju i pozitivno karakterizira pošiljatelja. Ako je pismo poslano e-poštom i sadrži posebno važne podatke, trebali biste mu dati posebnu "zastavicu" dostupnu u elektroničkom servisu.
• Dobru čitljivost teksta osiguravaju fontovi Arial ili Times New Roman srednje veličine fonta. Ako je potrebno, dopuštene su kurzivne ili podebljane ključne ideje.

• U tekstu je korisno koristiti podnaslove (3-4) koji omogućuju lakše razumijevanje prikazanog teksta.
• Nabrajanja, popisi i popisi najbolje su dizajnirani pomoću posebnih markera.
• Korporativni predložak (dijagram) izvrstan je pokazatelj učinkovitosti i objektivnosti u poslovnoj komunikaciji. Posebno je prikladan u korporativnom aspektu, jer vam omogućuje da se ističete u povoljnom svjetlu i poštujete potrebnu formalnost.

Struktura poslovne poruke je tipična. Tradicionalno, sadrži:

• Uvod;
• glavni dio;
• zaključak.

Uvod sažima svrhu pisma. Glavni dio opisuje bit pitanja. U zaključku, poželjno je sažeti sadržaj glavnog dijela, na primjer, u obliku zaključaka. Nepoželjne su "postskripte" i razne vrste fusnota.

Zaključno, neprikladne su fraze koje oblikom nalikuju manipulacijama, poput: "Nadam se obostrano korisnom partnerstvu" i tako dalje. Bolje je pozdraviti se u poslovnom pismu jednostavnim frazama - "S poštovanjem", "S najboljim željama" i tako dalje.

Na dnu poruke su naznačeni: puno ime, status radnog mjesta, naziv tvrtke i potpis. Navedeni su i kontakt telefoni.

Tablice i grafikoni su priloženi kao zasebna datoteka (paket), što ukazuje na to na kraju pisma. Ako postoji grupa priloga, tada se daje njihov popis s imenima.

Skraćenice i posebne kratice možete koristiti samo ako ste sigurni da će ih primatelj sigurno razumjeti.

Kako bi se tekstu dala veća logička strogost i dosljednost u poslovnom rječniku, kao povezivači koriste se sljedeći govorni obrasci:

• zbog ovog razloga;
• na temelju gore navedenog;
• zbog ovoga;
• prema podacima;
• Na temelju ovoga;
• S obzirom;
• drugo.

U virtualnom prostoru poslovna interakcija, koja predstavlja komunikaciju u malom, specifična je i ništa manje zahtijeva poštivanje relevantnih pravila bontona. Kompetentan rad s pisanjem, u skladu s praksom, podrazumijeva provedbu sljedećih napomena o volumenu, jezičnim normama, strukturi i formatu.

• Formula teme mora apsolutno točno odgovarati temi navedenoj u tekstu. To vam omogućuje brzo podešavanje čitatelja na željeno poslovno raspoloženje.
• Optimalni volumen dokumenta koji se šalje e-poštom stane u "jedan ekran", uz maksimalan volumen teksta - jedan list A4 formata.
• Optimalna veličina privitaka nije veća od 3 MB.
• Preporuča se "pakirati" poslane datoteke u standardne arhive Zip ili Rar kodiranja. Drugi su često blokirani tijekom prijenosa.
• Hiperveze trebaju biti standardne (plave, podvučene ispod).
• Odgovor primatelju treba staviti na vrh, na početak pisma, a ne na dno. To štedi partnera za olovku od nepotrebnog i prisilnog pomicanja prethodnog teksta.

• Potrebno je koristiti jezik pisma koji partner razumije što je više moguće. Pitanje prikladnosti korištenja profesionalizama, internog korporativnog vokabulara, žargonskih izraza i kratica (osobito u vanjskoj korespondenciji) u poruci odlučuje se zasebno, ovisno o kontekstu i kvalitetama dopisnih partnera.
• Važno je obavijestiti partnera o primitku njegove poruke – to je znak lijepog ponašanja i dio poslovnog bontona koji pokazuje poštovanje prema njemu.
• Odgovor bi trebao biti što brži. Ako iz nekog razloga nije moguće brzo odgovoriti, tada partnera treba obavijestiti o primitku njegovog pisma i naznačiti vrijeme odgovora. Etička i ugodna stanka prije davanja odgovora je 48 sati nakon primitka poruke. Nakon tog vremena, osoba obično vjeruje da je poruka izgubljena ili da se ignorira. Pretjerana stanka u dopisivanju često je povezana s rizikom od gubitka partnera i u poslovanju se tumači kao kršenje etičkih standarda.
• Na kraju poruke trebate staviti kontakt podatke koji su navedeni u svim slovima bez iznimke, bez obzira na redoslijed slanja.
• Važno je obratiti posebnu pozornost na pitanja privatnosti tijekom prijenosa.

Za više informacija o etici poslovnog dopisivanja pogledajte sljedeći video.