Poslovna kultura

Vještine poslovne komunikacije bitne su za uspješnu karijeru u bilo kojem području: uspjeh u korporativnoj komunikaciji uvelike će ovisiti o svakodnevnim komunikacijskim vještinama, ali profesionalna sfera ima svoje specifičnosti. Poslovna kultura se odnosi na način na koji komunicirate s kolegama, šefovima, podređenima i partnerima, kao i na određena pravila. Vrlo je važno izgraditi komunikaciju ovisno o situaciji, ciljevima i zadacima, kao i biti sposoban brzo se prilagoditi promjenjivim situacijama.

Komunikativna kultura je širi pojam od skupa govornih činova. Sastoji se od mnogih komponenti. U kulturi poslovne komunikacije izgled je od velike važnosti: trebao bi odgovarati vašem području djelovanja i specifičnoj situaciji.

Obično postoji uniforma za rad s klijentima, poslovno odijelo za rad u uredu, ljudi kreativnih zanimanja se odijevaju na određeni način, a oni koji su na rukovodećim pozicijama trebaju svoj status naglasiti odjećom i dodacima. Može se činiti da izgled nije izravno povezan s poslovnom komunikacijom. Međutim, prvi dojam koji ostavljate određuje odnos sugovornika prema vama. Ako je ovaj dojam negativan, u procesu dijaloga morat ćete potrošiti puno energije kako biste se rehabilitirali.

Neverbalni jezik je jednako važan u komunikaciji. Vaši položaji, geste i držanje vrlo su važni s psihološkog stajališta. Pokušajte zadržati svoje izraze lica dovoljno diskretnima. Gestikuliranje je vrlo važno, ali treba biti umjereno i ne pretjerano intenzivno.

Ako ste raspoloženi za partnerski dijalog, najbolje je odabrati otvorenu pozu.Možete se pokušati nenametljivo prilagoditi pozi sugovornika. Kako biste izbjegli da vas doživljavaju agresijom, kontakt očima treba trajati samo nekoliko sekundi. Sjediti za pregovaračkim stolom ne bi trebalo biti točno nasuprot sugovornika, već malo sa strane.

Ono što kažeš važno je koliko i kako to kažeš. Vrlo je važno imati pouzdane informacije, znati operirati činjenicama i kompetentno graditi sadržaj rasprave.

Odabir riječi, intonacije, držanja i gesta važan je za konkretnu situaciju, jer će u različitim slučajevima biti prikladno različito ponašanje. Kultura poslovne komunikacije, ovisno o situaciji i ciljevima kojima se teži, može se podijeliti u nekoliko vrsta:

• Tip mentora podrazumijeva edukaciju... Ova opcija je tipična za proces obuke polaznika, za obrazovne i znanstvene događaje, za objašnjavanje podređenima pojedinačnih radnih trenutaka, kao i za rad u timu s kolegama, ako ste specijalist u području u kojem su manje upućen. Vrlo često se takva komunikacija gradi u obliku monologa, međutim, u modernoj poslovnoj komunikaciji dijalog se smatra poželjnijim: čak iu procesu učenja pokušajte uključiti sugovornike u raspravu i saslušati njihova stajališta.
• Motivacijski tip ima za cilj zainteresirati osobu za projekt, uvjeriti je u svrsishodnost ovog ili onog posla, pomoći zaposlenicima da povjeruju u sebe i osjećaju se sigurnije u svakom novom ili jednostavno teškom zadatku. Za uspjeh, pokušajte izbjegavati uobičajene fraze i klišeje. Najbolje je dati osobni primjer, ispričati svoju priču i svojim riječima objasniti što vas točno privlači u pojedinom projektu.
• Konfrontacijski tip komunikativna kultura provocira sugovornika da vam prigovori, da se ne slaže s vašim stajalištem. Ova vrsta uključuje niz tehnika koje se koriste u slučaju sukoba interesa. Najčešće je situacija sukoba tipična za pregovore, kao i za pojačavanje pažnje pri radu s pasivnom, inertnom publikom.
• Vrsta informacije najneutralniji - u njegovom okviru možete jednostavno prenijeti ovu ili onu informaciju slušatelju. Pokušajte izbjeći brkanje vrste informacija s drugima. Ako je cilj informirati sugovornika, ne trebate mu pokušavati držati predavanje, zaraziti ga svojim entuzijazmom ili ulaziti u sukob. U ovom slučaju, potrebno je da prezentacija bude razumljiva - za to se pokušajte prilagoditi sugovorniku i objasniti sve koristeći primjere koje razumije.

Većina važnih pitanja vezanih uz profesionalnu djelatnost odlučuje se u procesu osobne komunikacije. Za društvene i otvorene ljude koji znaju ispravno prezentirati bilo koju informaciju (putem gesta, izraza lica i intonacije), to je više plus nego minus. U osobnoj poslovnoj komunikaciji sadržaj rasprave ne igra ključnu ulogu, glavna stvar je uspostaviti kontakt i ispravno iznijeti svoj stav.

Osobna komunikacija može se sastojati od prilično dugih monologa ili, naprotiv, više ili manje kratkih fraza. U oba slučaja, vrlo je važno ne samo iznijeti informaciju, kao da pišete sinopsis, već je prenijeti određenom sugovorniku, prilagođavajući se njemu. Prije pregovora zapišite ključne točke o kojima želite razgovarati, ali nikada ne pamti govor – potrebno je promijeniti prirodu pripovijedanja, slijed, primjere (ovisno o reakciji slušatelja).

Na isti način trebate raditi s intonacijom i gestama. Ako gubite pažnju druge osobe, učinite govor emotivnijim. Ako osjećate neželjeni sukob s partnerom, pokušajte kopirati položaj i geste te osobe.Vrlo je važno da ne budete pretjerano suzdržani jer će u protivnom iznošenje informacija biti dosadno, a ostavljat ćete dojam nesigurne osobe.

Tijekom osobnog razgovora često morate spontano donositi teške odluke. Ako proces pregovora ne pokrene teme koje ste očekivali, vrlo je važno ostati smiren. Pokušajte ne reagirati pretjerano na probleme, uvijek reagirajte mirno. Ako ne možete odmah odrediti koju odluku donijeti, uvijek možete odvojiti malo vremena za razmišljanje i odmjeravanje prednosti i mana u opuštenom okruženju.

Mnogi problemi se sada rješavaju telefonom. Obično su to manja pojašnjenja bilo kakvih informacijskih ili organizacijskih problema: na primjer, prilikom telefonskog poziva kolege često navode imena i točne brojeve, dogovaraju sastanke, daju ili primaju zadatke. Dugi telefonski razgovori obično se odvijaju samo u slučajevima kada nema načina za osobno upoznavanje... Istovremeno, sve češće se za cjelovitiju komunikaciju koriste videopozivi koji imaju svoje specifičnosti.

Za uspješan telefonski razgovor koji utječe na radne trenutke, moraju se uzeti u obzir sljedeće nijanse:

• Ako nekoga zovete, važno je pitati je li mu sada ugodno razgovarati. Pozivanje izvan radnog vremena nije pitanje bontona u većini korporacija (osim ako ne postoji poseban sporazum).
• Imajte na umu da može doći do smetnji u komunikaciji - ili da pozadinska buka može ometati razgovor. Kada razgovarate telefonom, važno je govoriti što jasnije i ne prebrzo.
• Izgradite svoj govor tako da bude što konkretniji i da se percipira točno onako kako ste namjeravali. U procesu osobne komunikacije, izrazi lica i geste igraju vrlo važnu ulogu - to vam omogućuje bolje razumijevanje sugovornikovih nagovještaja, insinuacija i pritajenih motiva. Kada razgovarate telefonom, uskraćeni ste za ovu priliku.
• Pokušajte telefonom razgovarati o potrebnim pitanjima što je kraće moguće. Za teške pregovore ili dvosmislene rasprave rijetko je prikladan telefonski razgovor pa je važno navesti samo ono najvažnije. O detaljima je najbolje razgovarati osobno ili putem videa.

Videopozivi u modernoj korporativnoj kulturi sada se sve češće počinju koristiti. Prvo, pomažu u održavanju kontakta s partnerima iz različitih zemalja i pregovaranju što učinkovitije. Drugo, mnogi ljudi sada rade od kuće na daljinu, a videopozivi olakšavaju rješavanje problema.

Ako ste suočeni s takvim poslovnim razgovorima, važno je obratiti pozornost na sljedeće:

• Vaš izgled će napraviti veliku razliku. Čak i ako ste kod kuće, pokušajte se odjenuti poslovno.
• Pronađite mjesto u kući gdje je pozadina manje-više neutralna. U pozadini se nalazi kuhinja, TV koji radi ili se djeca igraju, to može ometati rješavanje poslovnih problema.
• Mnogi ljudi sada koriste slušalice, ali vrijedi zapamtiti: one vam omogućuju da bolje čujete sugovornika, ali ne jamče da vas sugovornik dobro čuje ako govorite kroz buku. Ako korporativne probleme rješavate od kuće, zamolite svoju obitelj da bude tiho ili jednostavno sjednite u zasebnoj prostoriji.
• Pred kamerom je posebno važno kontrolirati vlastite geste i izraze lica. Problemi u komunikaciji su česti, slike se mogu sporo učitavati, a svi nesretni izrazi lica mogu se istaknuti.
• Ako razgovarate o ozbiljnim pitanjima koja zahtijevaju evidenciju ili dokumentaciju pred vašim očima, sve to pripremite unaprijed (prije poziva) i proslijedite potrebne materijale svom sugovorniku.

Mnoga pitanja u organizacijama sada se rješavaju dopisom.Jedna od prednosti takve poslovne komunikacije je strukturirana informacija. Ako u procesu komunikacije uživo ne možete obratiti pozornost na određene točke koje su važne za sugovornika (ili jednostavno zaboravite potrebne informacije), u pisanom obliku bit će moguće uzeti u obzir sve nijanse.

Ako puno komunicirate s kolegama i dopisnicima, vrlo je važno znati ispravno pisati. Uređivači teksta ne ispravljaju uvijek ispravno gramatičke pogreške, pa se ne biste trebali u potpunosti oslanjati na njih - ako niste sigurni kako se speluje riječ, provjerite se pomoću rječnika. Treba biti oprezan pri slanju tekstualnih poruka s telefona i tableta - s automatskim tipkanjem, vaše riječi mogu biti zamijenjene drugim, a vaša će poruka jednostavno biti besmislena.

Mnogi smatraju poslovnu korespondenciju jednostavnijim zanimanjem od pregovora uživo – dapače, uvijek se nađe vremena za razmišljanje o poruci, a u procesu pravog dijaloga morate spontano odgovoriti. No, loša strana je što ne dobijete spontanu reakciju sugovornika, a to je važan psihološki aspekt.

Više informacija o kulturi poslovne komunikacije potražite u nastavku.