Poslovni razgovor

Kako voditi poslovne pregovore?

Kako voditi poslovne pregovore?

U suvremenom svijetu sve se više važnosti pridaje sposobnosti ispravnog i korektnog vođenja poslovnih pregovora. Ova vještina posebno je važna za one koji grade vlastiti posao, za čelnike tvrtki, menadžere i top menadžere. Međutim, poslovni pregovori ne znače samo sastanke na visokoj razini na kojima se donose strateške odluke o interakciji i poslovnom razvoju. Tehnički, ovo područje uključuje svaku komunikaciju predstavnika bilo koje tvrtke tijekom radnog vremena i o radnom pitanju.

Osobitosti

Poslovni pregovori obično su poseban oblik poslovne komunikacije usmjeren na postizanje dogovora u zajedničkoj komunikaciji, razmjeni mišljenja i prijedloga. U idealnom slučaju, krajnji cilj je obostrana ili jednostrana dobit. Razloga može biti mnogo, ali svi se svode na četiri glavne vrste.

Pregovori se mogu voditi o nečemu, pod bilo kojim okolnostima, započeti radi postizanja određenog cilja ili se ograničiti na rješavanje nekoliko aktualnih pitanja. Očito, da što je globalniji razlog, to će biti potrebno više troškova za uspješnu provedbu.

Postoji nekoliko glavnih klasifikacija vrsta poslovnih pregovora.

  • Po prirodi dijele se na službene - održavaju se u strogom ozračju i podliježu dokumentaciji prema protokolu, ili neformalne, održavane u neformalnoj, poluprijateljskoj atmosferi.
  • Po krugu uključenih osoba razlikovati unutarnje i vanjske podvrste. Interni se provode unutar jednog tima, dok se može raspravljati o organizacijskim i međuljudskim pitanjima, razgraničenju funkcija i planiranju te strategijama općeg razvoja tvrtke.Vanjski pregovori se vode s klijentima, kupcima ili poslovnim partnerima.
  • Vrsta pregovora određena društvenim statusom stranaka. Pregovori između partnera i kolega koji zauzimaju približno istu poziciju nazivaju se ravnopravnim. Komunikacija između šefa i podređenog ili ljudi različitih razina je nejednaka.

Metodologija

Pregovaranje je složen i višefazni proces koji zahtijeva mnogo znanja i troškova. Jedna od najtežih faza, koja često određuje ishod pregovora mnogo prije njihovog početka, je priprema. U ovoj fazi trebate definirati svoje ciljeve i odabrati strategiju, mjesto i vrijeme. To je također odlična prilika za prikupljanje i obradu informacija, a ujedno i planiranje svega.

Radi preglednosti i bolje sistematizacije plan se preporuča vizualizirati na papirnatom ili elektroničkom mediju.

Trebali biste početi s jasnom i nedvosmislenom izjavom o cilju pregovora. Nadalje, bolje je razbiti cilj u niz uzastopnih zadataka i odrediti strategiju, taktiku i metode njihovog postizanja. Pri analizi treba uzeti u obzir ne samo sve poznate podatke o protivniku, njegovim namjeravanim ciljevima i načinima za njihovo postizanje, već i njegove vlastite resurse. Razmišljajući o argumentaciji, bolje je pokušati predvidjeti moguću reakciju partnera, razmislite kako ga možete uvjeriti, koje činjenice i jamstva pružiti.

Osim ako se ne koristi konfrontacijski stil pregovaranja koji je usmjeren na postizanje cilja pod svaku cijenu, bilo bi mudro unaprijed identificirati točke mogućeg kompromisa. U pravilu u partnerskim pregovorima važnu ulogu imaju međusobni ustupci, barem beznačajni iskoraci jedni prema drugima. Trebalo bi se temeljiti na shvaćanju da i druga strana je zainteresirana za postizanje međusobnog dogovora, što znači da je dogovor u početku moguć.

Preporuča se istaknuti tri granice položaja. Polazne točke s kojih počinje cjenkanje obično su malo precijenjene. Optimalni su oni kojima su se, naime, vodili pri izradi plana. Minimalna očekivanja su letvica, prelaskom koje daljnji pregovori postaju besmisleni.

Važan faktor je izbor mjesta za pregovore. Uređenje interijera, korištene boje, volumen prostorije, pa čak i udaljenost do mjesta sastanka imaju psihološki učinak na osobu, što uspješno koriste iskusni pregovarači. Postoje tri moguće opcije: susret na vlastitom teritoriju, na protivničkom teritoriju i na neutralnom. Svaki ima svoje prednosti i nedostatke, fokusirajući se na koje možete mijenjati stil ponašanja i metode postizanja rezultata.

  • Ako se sastanak održava na vlastitom teritoriju, pregovarač ili tim uočavaju podsvjesnu psihološku prednost u poznatom sigurnom okruženju. Također je moguće organizirati prostor za sebe, u početku namećući svoj vlastiti redoslijed akcija protivniku. Međutim, pretjerana opuštenost može imati negativnu ulogu, slabeći pažnju i koncentraciju.
  • Vanzemaljska teritorijana temelju gore navedenog, jednako igra na ruku protivniku. Osim toga, put do mjesta i lokacije zahtijevat će vrijeme i trud. Ali, s druge strane, ova situacija daje niz bonusa. Možete, na primjer, sastaviti psihološki portret svog protivnika na temelju njegove unutarnje, neverbalne odluke. Također se možete jasnije, bez ometanja, usredotočiti na pregovore, ili čak, ako je potrebno, držati "zaboravljene" dokumente i dobiti na vremenu.
  • Sastanak na neutralnom teritoriju mnogi stručnjaci smatraju najboljom opcijom. Stranke su u ravnopravnom položaju, što zadovoljava osnovni uvjet načela pravičnosti.Ova odluka dovodi do toga da se partneri mogu osloniti isključivo na svoje pregovaračke vještine.

Stilovi

Prilikom vođenja poslovnih pregovora postoje dva glavna pristupa: konfrontacijski i partnerski. Odabir strategije izravno utječe na tijek i stil komunikacije, određuje odnos strana i postavlja pravila cjelokupne komunikacije. Glavna razlikovna karakteristika je postizanje jednostrane ili obostrane koristi.

U modernom poslovnom bontonu, partnerski pristup je najpopularniji, iako alternativna opcija ima mnogo pristaša. Protivnici stila konfrontacije smatraju njegove metode pretjerano agresivnim i nemoralnim, pristaše se, s druge strane, postavljaju kao pravi majstori komunikacije i sve kompromise i ustupke svrstavaju u sentimentalne slabosti koje su poslovnom čovjeku nepotrebne.

  • Konfrontacijski stil pregovora se temelji na tezi “Pobjeda pod svaku cijenu! ". Glavni kriterij za uspjeh pregovora je neupitno i apsolutno odobravanje svih vlastitih zahtjeva, a svaki ustupci i odstupanja smatraju se neuspjehom strategije. Konfrontacijski pristup temelji se na činjenici da uz određenu vještinu i poznavanje ljudske psihologije možete nagovoriti neprijatelja na bilo koje za sebe povoljne uvjete.
  • Affiliate pristup nastao kao protuteža konfrontacijskom i pozicionirao se kao demokratski i moderan. Sam koncept partnerstva, koji je ugrađen u pojam, podrazumijeva jednaka prava stranaka na ostvarivanje koristi od transakcije. Takvi se pregovori u pravilu temelje na nizu međusobnih ustupaka kako bi se na kraju postigao obostrano koristan kompromis. Pretpostavlja se da obje strane rade isto i imaju sličan cilj u pregovorima. Stoga je zadatak majstora izgladiti oštre kutove i proturječnosti, dovesti interese svih strana u zajednički nazivnik i pronaći zlatnu sredinu koja zadovoljava sve.

Etiketa

Kao što znate, svaki bonton je pododjeljak etike i stoga je očito da se poslovni bonton treba temeljiti na osnovnim normama morala i etike.

Treba imati na umu da je, čak i unatoč mogućem neskladu interesa ili otvorenim sukobima, svaki sudionik pregovora osoba, što znači da zaslužuje pristojan tretman, poštovanje i tolerantan stav.

Akutni etički problem u poslovnoj komunikaciji je i pitanje osobne pristojnosti i odgovornosti svakoga, a na općoj razini - poštenog i poštenog prolaska svih faza dijaloga. Postojanje poslovnog protokola koji regulira sva pravila ponašanja i komunikacije, od upoznavanja i poznanstava do telefonskih razgovora i razmjene darova, pomaže u racionalizaciji kontroverznih pitanja.

Tijekom godina postojanja poslovnog bontona formirana je jasna i uredna struktura pregovaranja. Počnite sa službenim pozdravima. Prvi pozdravljaju predstavnici domaćina. Domaćin je u pravilu onaj na čijem se teritoriju vode pregovori, ali ako se izabere neutralno mjesto, domaćin je strana koja je inicirala sastanak. Također se bavi sjedenjem sudionika prema protokolu.

Smatra se nepristojnim započeti sastanak upravo u središtu stvari.... Pravo umijeće pregovaranja je postupno prijeći na to pitanje, daleko od uobičajenih neformalnih fraza i tema. Takav pristup pomoći će pridobiti sugovornike i izraziti svoje poštovanje i zanimanje za njih.

Vrijedno je jasno i jasno formulirati svoj govor, izbjegavati dvosmislenost i podcjenjivanje, ne iskrivljavati činjenice i ne obećavati više nego što možete ponuditi.

Želja da se izvrši pritisak na sugovornika, da se natjera da donese potrebnu odluku ne slika ni pregovarača. Treba izbjegavati izravna pitanja koja zahtijevaju hitno rješavanje. Učinkovitija i etičnija taktika je dati protivniku vremena za razmišljanje i analizu.

Važan faktor je i izgled partnera. Ako nije drugačije dogovoreno, stil odijevanja trebao bi biti službeni - odijelo i kravata dosadnih boja. Smatra se da je loša forma skinuti sako ili olabaviti čvor kravate - barem prije nego što glava primatelja predloži da to učinite.

Suptilnosti ponašanja

U eri globalizacije, interneta i brzih načina putovanja, poslovne veze s drugim zemljama i narodima sve su češći. Unatoč općoj želji za tolerancijom i stvaranjem zajedničkog, globalnog poslovnog protokola, treba poštivati ​​nacionalne i kulturne tradicije drugih naroda. Neki obrasci ponašanja su slični, ali postoje i značajne razlike koje ponekad otežavaju komunikaciju. Primjerice, Europljaninu je teško razumjeti zamršenost japanskog bontona, a posebno japansko pristojno odbijanje, što zvuči kao izbjegavanje izravnog odgovora.

Stoga je prije ulaska u pregovore poželjno proučiti glavne značajke mentaliteta druge strane.

Međutim, umjetnost pregovaranja, u principu, temelji se na sposobnosti razumijevanja i osjećaja nijansi psihologije i stanja sugovornika... Svaki razgovor je jedinstven i razvija se prema vlastitom originalnom scenariju. Nije dovoljno jednostavno postaviti cilj i postići ga. Na kraju svakako trebate napraviti detaljnu analizu onoga što se dogodilo, razumjeti što je uspjelo, a što nije, koje su pogreške napravljene i što je pomoglo da se dođe do kompromisa.

Iskusni majstor odlikuje se sposobnošću ne samo pridržavanja protokola i postizanja cilja, već i razlikovanja vrsta pregovora i djelovanja u skladu s njima.

No, konačna, konačna točka nije dogovor i potpisivanje posla, već njegova kvalitetna i pravovremena izvedba. Često se ova posljednja, završna faza pregovora nezasluženo zanemaruje. Ne zaboravite da se tako formira poslovni ugled gospodarstvenika ili tvrtke, a to je ista nemjerljiva, ali značajna vrijednost koja će neizbježno utjecati na sve naredne pregovore i transakcije.

Ugled se formira i u samom procesu komunikacije, vršeći dodatni pozitivan i suprotan, u slučaju nepoštivanja sugovornika ili kršenja protokola, utjecaj.

Strategija

Za učinkovite pregovore potrebno je odrediti preferiranu strategiju. Stručnjaci identificiraju tri glavne strategije koje su prikladne za određene uvjete. Izbor ovisi o ispravnoj i objektivnoj procjeni kako vlastitih pozicija i sposobnosti, tako i ostalih sudionika u dijalogu. Međutim, uz određenu vještinu pregovaranja, svaka strategija može dovesti do uspješnog završetka posla.

Prije svega, potrebno je temeljitoj analizi parametara kao što su psihološki portret sugovornika, razina njihove kulture te standardi komunikacije i interakcije koji su usvojeni među njima. Također biste trebali uzeti u obzir format sastanaka i opseg ciljeva i zadataka.

  • Prva strategija poznata je po tome što je agresivna i izravna., nije se uzalud naziva i taktikom "primitivnih" ili "čaršijskih" pregovora. Glavna poluga u ovom slučaju je osobna karizma poslovnog čovjeka kojeg zanima samo profit pod svaku cijenu. Ne uzimaju se u obzir izgledi za daljnju suradnju, održavanje pozitivnog imidža, međusobno povjerenje i udobnost strana u transakciji. Često se koriste prilično nespretne metode manipulacije koje se temelje na asertivnosti, aktivnom nametanju i često obmani. Primjeri takvih jednokratnih poslova zorno su opisani u povijesti formiranja prvih američkih poslovnih ljudi tijekom zlatne groznice.
  • Druga strategija je posredna karika između kaotičnog nereguliranog i civiliziranog tržišta. Njegova bit leži u stalnom balansiranju između metoda tvrdog i mekog pritiska na partnere. Strategija je prilično opasna i koristi se uglavnom u situacijama oštre konkurencije za resurse i prodajna tržišta, kada nema vremena i prilike za dugotrajne rasprave. Na takvim metodama temelji se praktički cijelo ilegalno tržište, od slučajeva velike mafije i organiziranog kriminala do ucjena i iznuda.
  • Civilizirana tržišna strategija smatra najprogresivnijim i najkreativnijim. Njegove metode usmjerene su na stvaranje dugoročnih obostrano korisnih odnosa s partnerima. Razgovor u takvim uvjetima ne podrazumijeva uvijek ravnopravnost partnera, ali nužno podrazumijeva maksimalno moguće pošteno uvažavanje interesa stranaka.

Taktike pregovaranja također bi se trebale razlikovati ovisno o odabranoj strategiji. Taktike se razlikuju po skupu korištenih metoda i tehnologija, usmjerenih na uspješno prolazak svih faza procesa. Najpoznatijim taktikama smatra se čekanje, teška ofenziva, redovito ponavljanje zahtjeva, razjašnjavanje pozicija, djelomični ustupci i izbjegavanje izravnog odgovora.

Koje fraze je zabranjeno koristiti u poslovnim pregovorima možete saznati iz sljedećeg videa.

bez komentara

Moda

ljepota

Kuća