Suptilnosti psihologije poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija bitno se razlikuje od razgovora o svakodnevnim temama. Suptilnosti psihologije ove vrste razgovora zahtijevaju formiranje bontona kako bi se zaključila obostrano korisna suradnja.

Poslovna komunikacija je stvaranje složenog višefaznog procesa stvaranja odnosa među sugovornicima koji su povezani zajedničkim profesionalnim interesima. Karakteristična je značajka strogo ponašanje unutar utvrđenih granica, ograničeno bontonom službenih aktivnosti s primjesom nacionalne tolerancije.

Bonton se podređuje dvjema kategorijama - popisu propisa i uputama. Potonji predstavljaju stav zaposlenika prema višoj poziciji, dok su norme psihološki aspekti interakcije između zaposlenika ravnopravnog položaja u sustavu karijernih ljestvica.

Međutim, obje skupine pokoravaju se općim zahtjevima uljudne suradnje. Osobni interesi, nesklonosti i negativna raspoloženja ne bi trebali utjecati na tijek rada.

Kultura komunikacije je u nekoliko glavnih faza, koje osiguravaju daljnje odnose između poslovnih partnera:

• Pristojan pozdrav kako bi se drugoj osobi pokazalo prijateljsko raspoloženje. Ljudi bi trebali vjerovati jedni drugima u okviru zajedničkih aktivnosti;
• Poznanstvo znači uspostavljanje kontakta za vizualno predstavljanje jedni drugih;
• Ciljanje na određenu temu;
• Rasprava o zacrtanom cilju ili rješavanju osjetljivog pitanja;
• Ishod razgovora.

Poznavanje pravila poslovne komunikacije omogućuje osobi da se brzo uspinje na ljestvici karijere, povećavajući svoj status i važnost u društvu. U procesu usavršavanja pojedinac formira određenu stil ponašanja, koji u većini slučajeva ovisi o vrsti aktivnosti:

1. Humanistički... Ovaj pristup dobiva sve veću popularnost, jer uključuje pružanje podrške i zajedničko traženje rješenja problema. Zaposlenik se percipira kao osoba s individualnim kvalitetama, uzimajući u obzir njegove emocije i karakter;
2. Manipulativno. Menadžer ili kolega koristi sugovornika kao alat za postizanje određenih ciljeva. Primjerice, osobna stroga kontrola nad izvršavanjem zadataka je manipulacija jednog partnera nad drugim;
3. Ritualni stil, za razliku od humanističkog, podrazumijeva stvaranje željenog statusa u društvu. Poslovne i osobne kvalitete brišu se na pozadini određene "maske", čije su karakteristike unaprijed postavljene. Ovo je svakodnevna uloga svakog zaposlenika, formirana pojedinačno.

Poznavanje komunikacijske politike omogućuje uspostavljanje poslovnih kontakata, jer je poslovna komunikacija sastavni dio upravljanja organizacijskim procesima. Vlasnici, menadžeri i zaposlenici moraju učinkovito prenijeti svoje misli i ideje drugim ljudima unutar i izvan tvrtke.

Ova vrsta komunikacije na poslu je verbalni prijenos informacija. Verbalna komunikacija može biti u obliku sastanaka, razgovora licem u lice, telefonskih razgovora i video konferencija. To je najbolja vrsta poslovne komunikacije, jer omogućuje sugovornicima da vizualno procjenjuju jedni druge.

Neverbalnu komunikaciju predstavljaju poslovne bilješke, službena pisma, dokumenti i razne objave. Za slanje iste vrste poruke većem broju ljudi, neverbalna komunikacija je od praktične važnosti. Može pomoći u prijenosu tehničkih uputa i demonstrirati dijagrame, grafikone koje je potrebno pogledati da bi radili.

Također, neverbalna komunikacija tijekom osobnog susreta izražava se raznim gestama, položajima i izrazima lica. Ponašanje nosi dodatne informacije za sugovornika i pomaže mu da donese odgovarajuće zaključke.

Tehnologija je otvorila nove oblike poslovne komunikacije. E-pošta, web konferencije, društvene mreže omogućuju vam da vodite poslovnu komunikaciju s više osoba u isto vrijeme. Službene web stranice tvrtki smanjuju razinu komunikacije s potrošačem, a istovremeno pokazuju jake kvalitete i karakteristike tvrtke.

Međutim, u uspostavljanju poslovnog odnosa važna je izravna komunikacija koja pomaže u uspostavljanju kontakta očima i formiranju vizualne predstave sugovornika. Važno je da su obje strane u istom vremenu i prostoru, jer je potrebno da sudionici ostave dobar dojam. Osobna prisutnost može imati snažan utjecaj na cjelokupni proces poslovne komunikacije.

Izravan kontakt nije uvijek moguć ovisno o situaciji. Točno, kao i rasprava o pitanju s više osoba stvara prepreku razmjeni informacija. Prema tome, poslovna komunikacija ima drugačiji oblik interakcije:

• Poslovna korespondencija... Naredbe, pisma i dekreti su neizravni oblik komunikacije. Pisana komunikacija neophodna je za rješavanje sukoba ili akutnih situacija kako unutar organizacije tako i između pravnih osoba;
• konferencija za novinare uključuje informiranje javnosti za raspravu o aktualnim temama kroz sastanak dužnosnika s predstavnicima medija;
• Sastanak. Provodi se izravno unutar organizacije kako bi se formulirao i riješio problem među zaposlenicima. Voditelj treba razgovarati o radnim aktivnostima s više zaposlenika istovremeno.

U tijeku profesionalnog djelovanja nastaju različite situacije koje pokrivaju oblike poslovne komunikacije. Neki se ne mogu riješiti bez sukoba, drugi zahtijevaju tolerantan pristup. Proces ometaju emocionalni izljevi pojedinaca koji brane vlastito stajalište.

Osobne karakteristike nadopunjuju definiciju poslovne komunikacije. Sugovornici poštuju utvrđeni bonton koji se razvija ovisno o nacionalnim i profesionalnim karakteristikama. Psihologija, jezično ponašanje i percepcije sudionika o državnom aparatu također imaju značajan utjecaj na tijek razgovora.

Strategija koja čini osnovu razgovora mora biti ispravno odabrana. U tu svrhu preporuča se najprije uzeti u obzir karakteristike sugovornika:

• tip temperamenta i izražavanje emocija;
• jezične značajke;
• nacionalni običaji;
• profesionalna sfera;
• pozicija u poduzeću;
• tolerancija i odnos prema ljudima druge nacionalnosti.

Etika u filozofiji poslovnog komuniciranja igra važnu ulogu, jer je danas aktualno pitanje. Gotovo svatko svakodnevno obavlja komercijalnu transakciju. Štoviše, značajan dio života pripada sudjelovanju i pripremi za profesionalne aktivnosti.

Kao dio sveobuhvatnih etičkih programa, mnoge tvrtke razvile su interne politike koje se bave kulturnim ponašanjem zaposlenika. Politika se provodi kako u jednostavnim pozivima na poštivanje općih pravila kulture, tako iu detaljnijem kodeksu.

Potonji sadrži specifične zahtjeve ponašanja koji izražavaju očekivanja tvrtke od radnika. Također, interna politika je popis preporuka za rješavanje nekih uobičajenih problema koji se javljaju u poslovanju.

Poslovna etika temelji se na dva područja: pragmatizmu i receptu. Prvo načelo je izvući maksimalnu korist od više ljudi. Trošak bi trebao biti nadoknađen kumulativnim prednostima poslovnih kontakata i sporazuma.

Moralna zapovijed je takva odluke koje donosi pojedinac ne bi trebale ovisiti o posljedicama i pravilima koja diktira društvo. Na primjer, organizacija ne bi trebala lagati potrošaču o uslugama koje pruža.

Poznavanje poslovnog bontona važno je jer pomaže sugovorniku da zauzme povoljniju poziciju. No, sugovornici bi trebali voditi računa o interesima jedni drugih i graditi na obostranoj koristi kada razgovaraju o cilju. Istodobno, potrebno je braniti stavove dobro definiranim govorom, ispravno formulirajući svoje misli. Postizanje pozitivnog rezultata ovisi o međusobnom razumijevanju i suradnji obiju strana.

Područje poslovne komunikacije utječe na gotovo sva područja svakodnevnog života. Takva opsežna interakcija nije iznimka na popisu međuljudskih komunikacija, koja zahtijeva prilagodbu procesa.

Tijek procesa poslovnog pregovaranja temelji se na osnovnim načelima:

• Poslovna komunikacija ne utječe samo na raspravu o konkretnim pitanjima, već i na osobni odnos sugovornika. Dakle, svaki kontakt nije potpun bez međuljudske kolizije;
• Svaka osoba inicira kontinuitet razgovora verbalnim i neverbalnim gestama. Zahvaljujući takvim porukama, sugovornik izvodi zaključke i simulira trenutnu situaciju;
• Svrhovitost. Svaki komunikacijski čin nosi određeni cilj: uspostaviti poslovni kontakt ili riješiti opći problem. Uz njega postoje i latentni zadaci. Na primjer, kada opisuje problem kako bi prenio bit sastanka, voditelj je u stanju nesvjesno pokazati publici erudiciju i elokvenciju;
• Višedimenzionalnost se ne temelji samo na kruženju informacija između sugovornika, već i na primjerenoj regulaciji odnosa. Razgovor je prijenos osobnih podataka i dogovor poslovnih partnera. U isto vrijeme postoji manifestacija emocionalne pozadine između pojedinaca. Primjerice, jedan od sugovornika je u stanju izraziti dominantnu poziciju u odnosu na svog partnera.

Pravila ponašanja diktiraju ton razgovora. Svaka pogrešna gesta i neoprezna riječ mogu poremetiti višemilijunski posao, dok će dobronamjerno raspoloženje pomoći u sklapanju unosnog ugovora. Važno je poznavati popis osnovnih normi za pozitivan ishod poslovne komunikacije.

Potrebno je održavati optimalan tempo razgovora i koristiti psihološke tehnike. Spor razgovor odvlači sugovornika od glavne razmjene informacija. S druge strane, zahvaljujući brzom govoru, slušatelju je gotovo nemoguće prenijeti potrebne informacije. Izmjenom dugih i kratkih poruka može se postići pozitivan ishod.

Prijedlozi preopterećeni informacijama trebaju se raščlaniti na manje, lako probavljive. Međutim, nemojte koristiti samo kratke odlomke koji ne ostavljaju željeni dojam.

Prilikom izrade slike preporuča se poštivati ​​nekoliko normi koje povećavaju postotak uspjeha:

1. Početak razgovora ne bi trebao biti opterećen poslovnim prijedlozima. Sugovornik ih može prihvatiti kao agresivne napade, na što će odmah odgovoriti izrazitom nesklonošću prema razgovoru;
2. Ispravno postavljena pitanja pomoći će dovesti sugovornika na pravu misao i razrijediti napet razgovor;
3. Ne biste trebali otvoreno iznositi vlastito stajalište. Ako se to ne može izbjeći, onda je potrebno misao prikriti pod subjektivno mišljenje, izraženo tiho i nenametljivo;
4. Poslovna komunikacija zahtijeva poštivanje bontona. Izlazak izvan granica kulturnih normi negativno utječe na tijek komunikacije;
5. Ne preporučuje se izražavanje gotovih rješenja.Poticanje samozaključivanja pridonosi raspoloženju sugovornika i povoljnom ishodu međuljudskog kontakta.

Sposobnost artikuliranja misli i ispravna strategija mogu povećati šanse za postizanje cilja. Istodobno, sudionici moraju ispunjavati vlastite uloge u okviru obostrano korisne suradnje. Sugovornici trebaju uzeti u obzir interese jedni drugih i poštivati ​​utvrđene kulturne norme.

Prilikom obavljanja poslovne komunikacije ne treba napuštati profesionalni prostor. U svakodnevnom životu sugovornik može biti i menadžer i zaposlenik srednje razine. Oba sudionika ispunjavaju ulogu profesionalne aktivnosti. U radu je važna suradnja i aktivna interakcija.

Za još više informacija o najvažnijim vještinama poslovne komunikacije pogledajte sljedeći video.