Životopis izvršnog pomoćnika: Struktura i smjernice za sastavljanje

Pomoćnik menadžera je osoba koja je šefova desna ruka, rješava sve organizacijske probleme, ima ažurne informacije i pokazuje spremnost za rješavanje hitnih stvari. Mnogima je takva pozicija dobrodošao korak u karijeri. Dobro napisan životopis pomoći će da ga uzmete.

Životopis pomoćnika voditelja je dokument koji predstavlja profesionalni portret kandidata. Poslodavac ne ocjenjuje vas samog, već tekst koji bi vas trebao najpovoljnije predstaviti. Za to mora biti strukturiran.

Struktura dobrog životopisa.

• Osobne informacije. Na samom početku poslovne priče o sebi trebali biste se predstaviti. Puno ime, godina rođenja, trenutni kontakt podaci. Potonji bi trebao biti promjenjiv: mobitel, dom, e-pošta. Obavezno priložite fotografiju. Mala, kvalitetna fotografija u desnom kutu pored stavke "Osobni podaci" nije obavezan atribut životopisa, ali je poželjna. Posebno za tražitelja posla pomoćnika glavnog direktora, osobnog tajnika.
• Obrazovanje. Ako u ovaj odlomak namjeravate uključiti dugačak popis različitih tečajeva i radionica, to će biti pretjerano. Navedite samo glavne stvari: sveučilište i, eventualno, jedan od ključnih seminara, nakon čega ste dobili odgovarajući certifikat.
• Radno iskustvo. Ako ste promijenili puno poslova, ne vrijedi sve spominjati – samo ključna ili zadnja 2-3 mjesta. Navedite naziv tvrtke, godine rada, poziciju.Ako do sada niste nigdje radili, u ovom odlomku označite mjesto gdje ste obavljali praksu tijekom studiranja na fakultetu.
• Profesionalna kvaliteta. Osobni tajnik je osoba koja bi trebala puno toga moći i, što je još važnije, puno naučiti. Koje god profesionalne vještine naveli, naznačite činjenicu da ste spremni učiti i razvijati se u okviru svoje pozicije.
• Osobne kvalitete. Ovdje navedite one osobine koje su vam svojstvene koje vam mogu pomoći u profesionalnom razvoju: na primjer, ustrajnost, odgovornost, skrupuloznost, emocionalna stabilnost, znatiželja.
• Postignuća... Što možete dodati svojoj imovini? Možda niste imali radnog iskustva, ali u institutu ste bili ravnatelj i uspješno se nosili s ovom ulogom. Ili su, primjerice, za prijatelje organizirali vjenčanje po sistemu ključ u ruke, što već govori o dobrim organizacijskim sposobnostima.
• Motivacija. Nije obavezna stavka, ali može postati glavni dio životopisa. Napišite doslovno u dvije rečenice zašto želite postati menadžerski pomoćnik ili tajnica. To može izgledati ovako: „Na ovoj poziciji vidim vlastiti profesionalni razvoj, svoje sposobnosti i snage povezujem sa zahtjevom kandidata, mogu upisati odgovornost, svrhovitost i spremnost za razvoj kao prednost“.
• Dodatne informacije. Jeste li u braku, znate li strani jezik, imate li vozačku, koji su vam hobiji.

Važan je i način na koji je dokument vizualno predstavljen. Informacije trebaju biti strukturirane, čitljive, svijetle, izražajne, a pritom ne smiju biti "grube sile". Korištenje puno boja je pretjerano sredstvo za životopis. Istodobno, nije potrebno izraditi svoj životopis crno-bijelo: odaberite tamnoplavi dizajn: odaberite naslove odlomaka podebljanim tamnoplavim. Provjerite jesu li bodovi relativno proporcionalni.

Pokušajte da sav tekst stane na jednu stranicu. Ne ostavljajte bočne praznine: predmete postavite jedan nasuprot drugom. Koristite liste.

Ispravno ispunjavanje odjeljaka definira vas kao osobu koja zna točno izvršiti zadatak. Ovo je prvi test budućeg asistenta. Vitak, sadržajan tekst, dosljedan u istom stilu, informativan i dobro prezentiran - svojstva su samoprezentacije neophodna za pomoćnika voditelja.

Kao što je već napomenuto, za one koji vole učiti i opskrbiti se "korama", uopće ih nije potrebno sve obilježavati. Ako ste završili fakultet s diplomom "pomoćnik tajnika", a zatim sveučilište u specijalnosti, na primjer, "psiholog", svakako navedite oba obrazovanja u ovom odlomku. Morate napisati naziv sveučilišta, fakulteta, specijalnosti, godine studija - po mogućnosti ovim redoslijedom. Tečajevi, seminari, edukacije, napišite samo one na kojima ste dobili certifikat ili certifikat. Navedite obrazovnu organizaciju koja vam je izdala dokument.

Uz popis organizacija u kojima ste već radili, logično je navesti i poslove koje ste tamo obavljali. Primjer popisa radnih obaveza:

• vođenje ulazne i izlazne dokumentacije;
• priprema dokumenata za potpisivanje;
• usklađivanje rasporeda rada zaposlenika;
• organizacija priopćenja za javnost, sastanaka, protokolarnih događaja;
• savjetovanje klijenata telefonom (početne konzultacije);
• održavanje društvenih mreža kao platformi za oglašavanje usluga tvrtke.

Napišite samo ono što ste zapravo učinili. Nemojte pretjerivati ​​u vlastitim mogućnostima. Ne biste trebali napisati funkcionalnost koju ste radili na dobrovoljnoj bazi, ali koja se nije izravno odnosila na vašu poziciju. Na primjer, dobro vladate uređivačem fotografija, grafičkim uređivačem i redovito razvijate posjetnice i brošure za tvrtku.

Ovdje opisujete profesionalne vještine u koje ste sigurni. Popis može biti sljedeći:

• siguran korisnik računala;
• posjedovanje uredske opreme (prijenos);
• iskustvo s povjerljivim podacima;
• poznavanje poslovnog bontona, poslovno dopisivanje;
• sposobnost rada s velikom količinom informacija;
• sposobnost rada u multitasking okruženju;
• kompetentan govor (usmeni i pismeni);
• poznavanje upravljanja dokumentima;
• iskustvo u prikupljanju izvještajne dokumentacije;
• vještine vođenja korespondencije;
• iskustvo u organizaciji poslovnih sastanaka, pregovora;
• vještine u korištenju relevantnih metoda prikupljanja informacija i njihove naknadne analize;
• poznavanje osnova psihologije poduzetništva.

Nije potrebno pisati samo tako dugačak popis. Navedite 5-6 ključnih vještina čije posjedovanje neće biti pretjerano. Koristite "žive" fraze da opišete svoje vlastite vještine: "sposobnost učiniti...", "posjedovati ovo", "znanje o ovome".

Poslodavac posebno pažljivo čita ovu točku. Postignuća uključuju uspješne projekte koje ste osobno nadgledali i, naravno, promocije, certifikate, zahvale. Možda su se neke od inicijativa koje ste iznijele učvrstile na istom mjestu rada.

Čak i ako vam se čini da se postignuća iz prošlosti ne odnose na novo radno mjesto, mogu postati dodatni biljezi vašeg profesionalnog portreta. To se posebno odnosi na organizacijske sposobnosti, koje su vrijedne izvršnom pomoćniku.

Pisati doslovno 3-4 rečenice koje dodaju svjetlinu vašem portretu. Na primjer, podnositelj zahtjeva voli trčati, godišnje sudjeluje u maratonima. To može ukazivati ​​na vašu dosljednost, osobine jake volje, predanost zdravom načinu života. Ovdje također možete odrediti Vaše bračno stanje, prisutnost djece, vozačka dozvola.

Riječ je o poslovnoj ispravi koja mora ispunjavati uvjete poslovne korespondencije.

Kako izgleda struktura dokumenta.

• pozdrav. Neosobni dokument ne izaziva prihvaćanje, personificirani na podsvjesnoj razini izaziva odobravanje. Treba izbjegavati neformalne žalbe. Napišite “Dobar dan!”, “Zdravo!”, svi ostali pozivi nisu tako uspješni.
• Glavni dio. Navedite iz kojeg izvora ste saznali za posao. Navedite poziciju za koju se kandidirate. Objasnite zašto vam je pozicija privlačna kao profesionalcu. U rečenici ili dvije opišite svoje iskustvo koje je važno za ovaj posao.
• Završni izraz... Zahvalite osobi koja čita pismo na ukazanoj pažnji, zabilježite spremnost da se nađete kako biste dogovorili razgovor.
• Rastanak... Dovoljno je napisati "S poštovanjem, puno ime".
• Kontakt podaci. I iako se ova informacija nalazi u tekstu životopisa, ne bi bilo na odmet spomenuti je ovdje.

Svaki odlomak počinje novim odlomkom i ne može biti duži od 3 rečenice. Propratno pismo je sažeti dokument teze. Njegove prednosti bit će jedinstvenost i relevantnost.

Uzorak predloška životopisa izvršnog direktora pomoći će vam da napišete vlastiti bijeli papir.

Černova Julija Igorevna

Slobodno mjesto: pomoćnik upravitelja

Osobni podaci: mjesto stanovanja -…, datum rođenja, bračno stanje. Ovdje također možete navesti svoje kontakt podatke.

Obrazovanje: Dalekoistočno pedagoško sveučilište. Fakultet - Strani jezici. Specijalnost "Učitelj engleskog jezika". 2008.-2013 Tečajevi: Viša škola ekonomije i usluga, Moskva. Naziv kolegija „Tajnik – referent“, 2017

Radno iskustvo: od 2017. do 2019. godine radio kao tajnik tvrtke "Smart House", Moskva. Prije toga, od 2013. do 2017., radila je kao tajnica obrazovnog odjela Moskovskog pedagoškog fakulteta.

odgovornosti:

• planiranje i usklađivanje rasporeda rada voditelja;
• organizacija sastanaka, intervjua, pregovora;
• kontrola ulazne i odlazne dokumentacije;
• tehnička pomoć voditelju;
• pravovremeni prijenos dokumenata voditelju;
• poslovna korespondencija;
• rad s pomoćnim osobljem;
• održavanje elektroničkih kataloga interne dokumentacije poduzeća.

Ključne vještine:

• visoka razina pismenosti (uključujući informatičku pismenost);
• poznavanje engleskog savršeno, njemačkog - natprosječno;
• poznavanje poslovnog bontona.

Postignuća: najviše 3 (potvrde, zahvale, dodijeljene kategorije, nadzor složenih projekata).

Osobne kvalitete: ne više od 5. Na primjer: organiziranost, samopouzdanje, dobronamjernost, snalažljivost.

Dodatne informacije: Vozačko iskustvo (kategorija B) - 6 godina.