Zanimanje tajnik-daktilograf

Pisaće mašine su nestale iz upotrebe i otišle u muzej, ali potreba za osobom koja prikuplja dokumente, stavlja ih u prave fascikle, izlazi u susret posjetiteljima i odgovara na telefonske pozive nikuda nije nestala. U članku ćemo vam reći o profesiji "tajnik-daktilograf" u suvremenom svijetu - njezine značajke, zahtjeve i gdje su takvi stručnjaci danas potrebni.

Tajnik daktilografa jedno je od nižih tajničkih pozicija. Iako danas ovaj stručnjak više ne radi na pisaćem stroju, već na računalu, ime je zadržano ne samo po tradiciji, već i kako bi se naglasila izvođačka priroda posla. (za razliku od administrativno-tajničkih mjesta višeg ranga - pomoćnik voditelja, tajnik-pomoćnik, referent, voditelj ureda).

Podaci o struci, obavljanim poslovima sadržani su u dva dokumenta:

• „Jedinstvena knjižica kvalifikacija radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika” – skraćeno EKS (ranije ETKS);
• profesionalni standard "Specijalist za organizacijski i dokumentarni menadžment organizacije."

Prioritet za prijavu je profesionalni standard. Prilagođen je specifičnostima suvremenog tržišta, sadrži potpuniji i detaljniji opis radnih funkcija.

Stručni standard radno mjesto tajnika-daktilografa svrstava u 3. stupanj stručne spreme - odnosno njezine dužnosti uključuju kontrolu rada od strane višeg stručnjaka, minimum neovisnih odluka i upravljačkih funkcija.

Glavni zadatak tajnika-daktilografa je skup tekstova i dokumenata, reprodukcija i sistematizacija informacija prema predlošku (skeniranje, kopiranje, ponovni ispis dokumenata, ispunjavanje standardnih obrazaca, razvrstavanje korespondencije, evidentiranje ulaznih i odlaznih dokumenata).

Kao i svaka profesija, profesija tajnika daktilografa ima svoje karakteristike:

• posao karakterizira poprilično stresna priroda, dok zaposlenik mora biti sposoban obavljati monoton posao tipkanja, komunicirati s ljudima, biti lice i glas tvrtke.
• nema krutog popisa dužnosti - tajnik izvršava različite naloge voditelja;
• ova pozicija je izvrstan početak za karijeru i prilika za stjecanje iskustva korisnog za budućeg menadžera;
• posao se smatra ženskim (to se čak odražava i u naslovu), iako muški tajnici nisu ništa manje traženi;
• glavna vještina je korektna izgradnja odnosa s timom, a ne baš brzina tipkanja.

Na temelju generaliziranih zahtjeva profesionalnog standarda u svakoj se organizaciji izrađuje interni opis posla - glavni dokument koji regulira prava i obveze zaposlenika.

Upravo u ovom dokumentu utvrđuje se popis funkcija koje obavlja zaposlenik u određenoj organizaciji. U tipičnoj uputi, funkcionalnost može jednostavno ponoviti odgovarajuće odredbe standarda (ranije je odjeljak "Odgovornosti" često bio potpuno kopiran iz CEN-a). Upute obično sadrže sljedeće točke:

• ispisuje razne materijale u smjeru glave;
• organizira telefonske razgovore voditelja.

Po potrebi se stavke mogu specificirati, specificirati, a opseg odgovornosti može se proširiti ili suziti u odnosu na standard, ako to zahtijevaju specifičnosti organizacije. Na primjer, za tajnicu-daktilografkinju u školi mogu se naznačiti bodovi da ona organizira izdavanje potvrda o radu ili studiranju u školi, vodi registar učenika. A u trgovačkom društvu to mogu biti odredbe o vođenju putnog dnevnika kurira i izdavanju relevantnih potvrda.

Profesionalni standard utvrđuje minimalne uvjete za imenovanje tajnika-daktilografa - za to je dovoljno završeno srednje obrazovanje.

Specijalizirani tečajevi bit će dodatna prednost. Štoviše, ni CEN, ni profesionalni standard ni na koji način ne ograničavaju zahtjeve za potvrdu o završenim takvim tečajevima. Stoga možete odabrati bilo koji program obuke za tajnice s ogromnog popisa prijedloga javnih i privatnih centara za obuku.

Iako tajnici daktilografkinje nije potrebno ozbiljno obrazovanje i akademsko znanje, potreban joj je veliki skup praktičnih vještina:

• sigurno poznavanje rada na računalu, poznavanje uredskih programa, sposobnost rada s uredskom opremom, pismenost, velika brzina tipkanja;
• osposobljenost za rad s dokumentacijom u okviru svoje nadležnosti - poznavanje pravila za sastavljanje standardnih isprava, dopisnica, pravila za razvrstavanje i evidentiranje korespondencije i drugih dokumenata;
• razvijene komunikacijske vještine, sposobnost izgradnje odnosa s partnerima, klijentima, zaposlenicima, poznavanje etike i bontona poslovne komunikacije, pravila za rad s povjerljivim i vlasničkim podacima;
• poznavanje propisa koji uređuju rad.

Specijalist mora imati ne samo profesionalne vještine, već i određene osobne kvalitete: mora biti samouvjeren, pristojan, emocionalno stabilan, biti sposoban brzo snalaziti se u situaciji, rješavati sukobe, raditi iu multitasking modu i u rutinskom načinu rada, imati visoku samoorganizaciju, pažljivost, odgovornost.

Prije su daktilografske tajnice radile u strojarskim uredima. Danas je rad ovog stručnjaka najtraženiji u sljedećim organizacijama:

• u državnim, upravnim strukturama;
• u obrazovnim ustanovama (škola, fakultet, sveučilište);
• u odvjetničkim uredima, privatnim odvjetnicima, javnim bilježnicima;
• u arhivu.

Također, slobodno mjesto može se otvoriti u bilo kojoj drugoj organizaciji. Istodobno, u privatnim tvrtkama mjesto se može zvati ne samo tajnik-daktilograf, već i tajnik-administrator, tajnik na recepciji, tajnik.