Savjeti za pisanje životopisa tajnice

Tajnik poduzeća preuzima zadaću organiziranja aktivnosti radnog kolektiva, a posebno čelnika poduzeća. Ovo je pomoćnik čelnika tvrtke, tako da postoje prilično strogi zahtjevi za kandidate za ovo radno mjesto. Zaustavimo se detaljnije na pitanjima sastavljanja uspješnog životopisa za mjesto tajnika.

Posao svake tajnice zahtijeva vještinu brzog prelaska s jedne vrste radne aktivnosti na drugu. Ova osoba obavlja razne poslove, ali svi oni imaju za cilj pomoći prvoj osobi tvrtke u radu, kao i uštedu njegovog radnog i osobnog vremena. Tradicionalno, radne funkcije ovog stručnjaka uključuju uredski rad, rad s telefonom, mini automatsku telefonsku centralu i uredsku opremu, preraspodjelu poziva, kao i organiziranje sastanaka, poslovnih putovanja i nekih drugih poslova.

• Recepcionar odgovoran je za inicijalni prijem klijenata i posjetitelja, komunikaciju telefonom, primanje faksova, kao i uslužnu podršku u pregovorima voditelja.
• Poslovna zaduženja administratora uključuje organizaciju najučinkovitije interakcije zaposlenika poduzeća, održavanje reda u uredskom prostoru, servisiranje uredske opreme, osiguravanje ureda tvrtke svim potrebnim priborom za pisanje i kućanskim potrepštinama.
• Zadaci osobnog asistenta menadžera su nešto drugačiji. Ovaj stručnjak je uvijek svjestan nadolazećih događaja.Na njegova su pleća zakazivanje načelnikovih radnih sastanaka, ispunjavanje njegovih osobnih zadataka i brojni drugi zadaci o kojima se obično dogovara u svakom slučaju pojedinačno.
• Sudski službenik obično vezan uz jednog suca - ovaj zaposlenik sudjeluje u sudskim sjednicama i obavlja sve potrebne dokumentarne poslove. Sudski tajnik se bavi arhiviranjem dokumentacije, prijenosom materijala u ured, vođenjem zapisnika sa sjednice suda, kao i upućivanjem poziva. Zahtjevi za ovu poziciju su vrlo visoki: zaposlenik mora imati višu pravnu naobrazbu i radno iskustvo od najmanje 2 godine.
• Tajnik za tisak nadzire pitanja prezentacije brenda, komunicira s medijima, sastavlja izbor relevantnih vijesti. Osobni asistent prihvaća svu korespondenciju, priprema sve poslovne papire za prvu osobu tvrtke, prikuplja informacije na ovaj ili onaj način vezane za donošenje važnih odluka, a također izvršava jednokratne naloge šefa.

Svaki životopis sastoji se od nekoliko blokova. U nastavku su preporuke što u svakom od njih naznačiti za buduću tajnicu.

U proširenoj verziji, popis radnih zadataka bilo koje tajnice je sljedeći:

• primanje pristiglih pisama i prijava, njihova preraspodjela, prijenos odgovornim osobama;
• prihvaćanje dokumentacije na potpis od strane načelnika;
• odgovaranje na dolazne telefonske pozive i njihovo prosljeđivanje;
• organizacija poslovnih pregovora za načelnika;
• priprema žalbi, dopisa i drugih dokumenata na zahtjev načelnika;
• priprema sastanaka i radnih sastanaka, prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje svih sudionika događaja o mjestu i vremenu njihovog održavanja, dovršavanje zapisnika sa sastanaka;
• pružanje usluga za organiziranje sastanka voditeljskih gostiju;
• kontrola izvršavanja naloga uprave od strane zaposlenika društva;
• osiguravanje uprave poduzeća uredskim materijalom, uredskom opremom i drugim sredstvima potrebnim za rad, doprinoseći nesmetanom radu osoblja;
• prijem posjetitelja;
• vođenje arhive poduzeća;
• organizacija poslovnih putovanja za prvu osobu tvrtke: kupnja ulaznica, kao i rezervacija hotelskih soba;
• izvršenje drugih naloga.

Uspješan kandidat za mjesto tajnika mora imati sljedeće vještine, koje se mogu navesti u životopisu:

• uredski posao;
• vođenje telefonskih razgovora;
• sastanak i početno savjetovanje klijenata;
• održavanje života ureda;
• obrada korespondencije;
• Organizacija događaja i poslovnih sastanaka;
• upravljanje vremenom glave;
• poznavanje uredske opreme i uredskih PC programa.

Koje su vještine prioritetne ovisi o području djelatnosti tvrtke... Na primjer, ako vam je potrebna tajnica u medicinskom centru, teško da će vam trebati duboko poznavanje uredskog rada i tijeka rada, malo je vjerojatno da će vam trebati sposobnost sastavljanja dokumenata za dobivanje vize. Ova pozicija zahtijeva sposobnost komunikacije s klijentima, poznavanje osnova medicinske znanosti, sposobnost telefonske komunikacije u velikim količinama.

Profesionalna postignuća važna su za svakog poslodavca, a među najznačajnijim su obično sljedeće točke:

• optimizacija tijeka dokumenata tvrtke;
• stvaranje optimalne radne klime u uredu;
• organizacija sustava interakcije između odjela;
• Potpora pri putovanju;
• koordinacija aktivnosti kurirskih službi i službi čišćenja.

Nadležni tajnik mora imati takve važne kvalitete kao što su:

• otvorenost za komunikaciju;
• odgovornost i usmjerenost na rezultate;
• aktivni životni položaj;
• sposobnost obavljanja dužnosti u multitasking okruženju;
• sposobnost brzog prebacivanja s jedne aktivnosti na drugu;
• nedostatak bilo kakvih loših navika;
• otpornost na stres;
• točnost i skrupuloznost;
• želja da se započeto dovede do kraja;
• pristojnost;
• sposobnost rada s osobnim podacima;
• Ispravan usmeni i pismeni jezik;
• dobro poznavanje poslovnog bontona;
• sposobnost djelovanja u timu.

Ako ste već radili kao tajnica, onda vam neće biti teško opisati svoje radno iskustvo. Bit će puno teže onim kandidatima koji prvi put traže posao u ovoj specijalnosti. Međutim, nedostatak iskustva nije razlog za uzrujavanje, uvijek možete istaknuti ključne vještine koje posjedujete.

Na primjer, možete odrediti:

• tečno poznavanje engleskog i španjolskog jezika;
• posjedovanje svih osnovnih uredskih programa;
• poznavanje uredske opreme;
• Tipkanje dodirom s 10 prstiju (300 znakova u minuti).

Da biste se kvalificirali za mjesto pomoćnika tajnika u uglednoj tvrtki potrebno je imati visoko obrazovanje. Međutim, često je potrebno učinkovito obavljanje dužnosti dodatni tečajevi i edukacije iz uredskog rada, arhiviranja, kao i osposobljavanje za rad s uredskom opremom... U manjim uredima tajnice često obavljaju poslove odvjetničkog suradnika ili vode računovodstvene evidencije. U ovom slučaju, trebat će vam pravno ili ekonomsko obrazovanje.

Zaustavimo se još malo na onome što ne treba navesti u životopisu.

• Hobiji i hobiji... Nije potrebno detaljno opisivati ​​kako volite uzgajati cvijeće / plesti / vezeti u slučaju da vaša buduća aktivnost nema veze s tim.
• Svo raspoloživo radno iskustvo. Mnogi ljudi započinju svoju karijeru s pozicijama kao što su prodavač, domar ili čistač. Ako radite više od 10 godina, bit će sasvim dovoljno ostati na 2-3 mjesta na sličnoj specijalnosti.
• Tajnica mora imati ugodan izgled pa je poželjno uz životopis priložiti fotografiju. Međutim, ovdje nisu dopušteni seksualni prizvuci – ograničite se na strogu fotografiju za osobnu iskaznicu. Slike u kupaćem kostimu ili u restoranu mogu biti pogrešno reproducirane.

Propratno pismo nije obavezno, ali će ipak ostaviti dobar dojam na potencijalnog poslodavca. Ne isplati se u njemu ponavljati sve što je napisano u samom životopisu. Ovdje trebate naznačiti svoj interes za radno mjesto i ukratko naglasiti prisutnost osnovnih vještina i kompetencijada vam pomogne u ispunjavanju vaših profesionalnih dužnosti.

Na kraju pisma zahvaljujemo na interesu i izrazite iskrenu nadu u odgovor.

Zaključno, predstavljamo gotov predložak životopisa za mjesto tajnice.

Ivanova Olga Ivanovna

itd.: 10.01.1985

mjesto boravka: Rostov

mob. telefon: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

cilj: mjesto osobnog tajnika pročelnika

Obrazovanje

Rostov ekonomski institut

Društveno-ekonomski fakultet

KK "Stručno obrazovanje", seminar "Osnove tajničkih poslova"

radno iskustvo

01.2013 - danas dd "Trgovačka kuća"

mjesto: tajnik

odgovornosti:

• planiranje rasporeda rada ravnatelja;
• uredski posao;
• održavanje neprekinutog života ureda.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

pozicija: recepcioner

odgovornosti:

• prijem i preraspodjela telefonskih poziva;
• rad s korespondencijom;
• susret posjetitelja;
• početno savjetovanje klijenata.

vještine:

• iskustvo u uredskom radu;
• poznavanje uredskih računalnih programa;
• gramatički ispravan govor;
• upoznavanje s uredskom opremom.