Životopis voditelja ureda: struktura i preporuke za popunjavanje

Uspješna karijera počinje kompetentnim pisanjem životopisa i dojma koji ostavlja. Stoga je važno već ovim dokumentom pobuditi interes kod poslodavca. Pravi životopis može potencijalnog zaposlenika predstaviti kao najprikladnijeg stručnjaka za otvoreno radno mjesto. To se posebno odnosi na mlade ljude koji tek započinju svoju radnu aktivnost, koji bi u životopisu trebali moći strukturirati i minimalno radno iskustvo.

Mnogi ljudi izjednačavaju dužnosti voditelja ureda i tajnice. Prisutne su neke sličnosti: to je primanje dolaznih poziva i korespondencije, tipkanje tekstova, organiziranje sastanaka i ispunjavanje svih uputa uprave. Ali dužnosti voditelja ureda usmjerene su na osiguranje života ureda. One mogu biti puno šire uz dodjelu dodatnih kompetencija tajnika ili pomoćnika voditelja.

Životopis treba imati jasnu strukturu i jednostavan jezik prezentacije. Općeprihvaćeni oblik ovog pisanog dokumenta je u obliku dijelova informacija, raspoređenih u određenom slijedu:

• Cilj karijere;
• prezime, ime i patronim;
• Kontakt informacije;
• svrha životopisa;
• stručne kompetencije koje odgovaraju radnom mjestu za koje se kandidat prijavljuje;
• obrazovanje (osnovno i dodatno);
• radno iskustvo;
• osobne kvalitete;
• dodatni podaci;
• preporuke.

Već u fazi životopisa, podnositelj zahtjeva će se moći dobro dokazati, izdavši ga u skladu sa svim pravilima poslovnog dokumenta.

Ako pravilno koristite načela dizajna, čitatelj će imati pozitivnu percepciju:

• naslov "Sažetak" nije napisan;
• volumen - ne više od 2 A4 stranice;
• razbiti tekst na kratke, lako čitljive odlomke;
• Preporuča se korištenje Times New Roman ili Arial fontova s ​​veličinom glavnog teksta - 12 točaka, naslovima - 20 točaka, podnaslovima - 14 točaka;
• svi prijenosi se sastavljaju u popis;
• informacije možete naglasiti tako da ih istaknete podebljanim ili većim slovima (veličine od 14 do 16 bodova);
• tekst ne smije biti pogrešno napisan;
• informacije treba iznijeti ukratko.

Principi za pisanje životopisa isti su za sve pozicije.

• U rubrici "Željeno radno mjesto" potrebno je jasno naznačiti naziv slobodnog radnog mjesta. Ako nema informacija o slobodnim radnim mjestima, trebali biste ukratko opisati područje vašeg profesionalnog interesa, na primjer, "IT stručnjak". Za one bez radnog iskustva navedite "pripravnika/asistenta" i područje rada, npr. marketing, financije, IT.
• Zatim se navode osobni podaci: prezime, ime i patronim. Preporuča se postaviti u sredinu ili na lijevu stranu. Često poslodavci postavljaju zahtjeve za izgled podnositelja zahtjeva i traže da pošalju životopis s fotografijom. Ako vam je potrebna, morate u svoj životopis staviti najuspješniju poslovnu fotografiju.
• U odlomku "Kontakt podaci" navedite telefonski broj, adresu e-pošte, zatim navedite datum rođenja i očekivane plaće. Trebate realno procijeniti svoje vještine kako bi željena plaća bila opravdana. Ako tvrtka ima podružnice, tada je potrebno naznačiti spremnost za preseljenje i poslovna putovanja.
• Sljedeći blok je cilj. Možete jednostavno napisati: "Nabavite poziciju voditelja ureda."
• Obrazovanje. Popis obrazovnih ustanova, počevši od zadnje, s datumima prijema i diplomiranja. Podaci o specijalnosti i sveučilištu (sveučilište, visoka škola) moraju odgovarati onima propisanim u diplomi. Tečajevi, obuke, prakse, bolje je napisati one koji se odnose na radno mjesto za koje se zaposlenik prijavljuje.
• radno iskustvo... Potrebno je opisati svoju radnu aktivnost na način da poslodavac skrene pozornost na ovog kandidata. Prvo je naznačeno posljednje mjesto rada. Dovoljno 5 organizacija. Opis dosadašnjeg iskustva treba biti konkretan, razdoblja rada naznačiti s točnošću u mjesecu, puni naziv tvrtke s kratkim opisom, radno mjesto, funkcionalne odgovornosti - detaljno. Pravilnim sastavljanjem ovog odjeljka naglasak treba staviti na prethodna mjesta rada, koja su po funkcijama što bliže željenoj poziciji. Povećat će vrijednost zaposlenika ako je prethodno radio kao tajnik-pomoćnik, odvjetnik, operater call centra.
• Postignuća... Trebalo bi opisati specifična postignuća na prethodnim poslovima i navesti sve poticaje dostupne od prethodnog rukovodstva.
• Profesionalne vještine. Poslodavci biraju pametnog i aktivnog djelatnika koji zna paziti da se sve obavi na vrijeme, a zaposleni smatraju da postoji osoba kojoj je stalo do kućnih uredskih sitnica. Osim toga, traže nekoga s visokom razinom empatije, tko može sam vidjeti probleme i pronaći rješenja za njih. Stoga je vrijedno spomenuti samo one vještine koje su relevantne za predloženo radno mjesto.

Radni zadaci:

• kontrolirati;
• administracija;
• ekonomska potpora;
• kontrolirati;
• izvještavanje.

Standardni zadaci:

• briga o uredu i zaposlenicima;
• tijek pošte i dokumenata;
• sastanak s izvođačima i partnerima;
• naručivanje vode, hrane, namještaja, opreme.

Ključna znanja i vještine voditelja ureda:

• iskustvo u organizaciji sastanaka;
• posjedovanje pravila poslovnog bontona.

Uspješan kandidat zna uspostaviti sve procese u uredu i kontrolirati rad odjela za podršku. Ovaj stručnjak često je dužan pratiti rođendane zaposlenika, organizirati korporativne događaje, sastavljati čestitke, kupovati darove, bukete i suvenire.

O meni. Ovo je popis osobnih karakternih osobina koje će pomoći u ispunjavanju zadataka odgovarajućeg položaja: organizacijske sposobnosti, savjesnost, točnost, neovisnost, strpljenje i fleksibilnost.

Obvezni zahtjevi za voditelja ureda:

• zdrav razum;
• informatička pismenost;
• gramatički ispravan govor;
• aktivnost u rješavanju nastalih problema.

Otpornost na stres, nekonfliktnost, dobro pamćenje i organiziranost su dobrodošli.... Učinkovite voditelje ureda odlikuje i prisutnost određenih osobnih kvaliteta: proaktivnost, izvrsne komunikacijske vještine i ljubaznost. U nedostatku radnog iskustva treba se usmjeriti na naporan rad, marljivost, sposobnost učenja i laku prilagodbu u timu. Međutim, ne biste trebali uključiti više od 6 karakternih osobina u opis.

U rubriku "Dodatne informacije" možete uključiti svoje omiljene aktivnosti, kao i činjenicu da znate voziti automobil. I posljednji dio - “Preporuke” – predstavljanje karakteristika i kontakata bivših čelnika.

Propratno pismo se šalje kao dodatak životopisu. Ponekad i sami poslodavci, kada objavljuju slobodna radna mjesta na internetskim stranicama za zapošljavanje, postavljaju zahtjev za prilaganje propratnoga pisma u odgovoru. U svom sadržaju potrebno je reći o vašim očekivanjima od buduće suradnje. To vam daje priliku da budete pozvani na intervju. Evo primjera propratnog pisma.

“Šaljem svoj životopis na razmatranje za radno mjesto voditelja ureda. Rado bih radio u stabilnoj, velikoj i uglednoj tvrtki. Siguran sam da ću upravo u Mobile TeleSystemsima moći dalje ostvariti svoj potencijal.

Do danas imam iskustvo rada kao tajnica upravitelja, specijalista za vođenje kadrovske dokumentacije. Nadam se da će me odgovornost, pažnja prema detaljima uredskog rada, stečena u prethodnim radnim mjestima, učiniti vašim učinkovitim zaposlenikom.

Želio bih dobiti poziv za razgovor i detaljnije ispričati o svom profesionalnom iskustvu, kao i odgovoriti na sva pitanja.

S poštovanjem, F. I."

Uzorak životopisa za radno mjesto voditelja ureda

Albina Kravcova

Datum rođenja: 30.09.1995

Cilj: popunjavanje upražnjenog radnog mjesta voditelja ureda

Željeni prihod: od 45 tisuća rubalja

Raspored: puno zaposlenje

Spremno za poslovna putovanja, useljivo.

Kontakt podaci:

adresa prebivališta:

telefon:

e-mail:

Obrazovanje:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Stručno usavršavanje po djelatnostima. Profil "Ekonomija i menadžment".
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Stručno usavršavanje po programu "Računovodja".
• PSU (2010–2013). Upravljanje i informatika u tehničkim sustavima.
• GOU "Građevinska i komunalna tehnička škola Penza" (2005-2008). Operater računala.

Profesionalno iskustvo

Podaci o zapošljavanju:

12. 2015 – 11. 2019

Viši stručnjak za podršku Jedinstvenog informacijskog sustava

• Primanje, registracija i obrada dolaznih zahtjeva i zahtjeva e-pošte s informacijama.
• Razmatranje zahtjeva i pružanje konzultacija.
• Prikupljanje i analiza informacija za rješavanje problema korisnika stranice.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Operater pozivnog centra Jedinstvenog informacijskog sustava.

• Primanje dolaznih poziva, registracija poziva.
• Savjetovanje korisnika stranice.

DOO „Global. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Upravitelj ureda

• Organizacija uredskog rada i održavanja života, vođenje kadrovske dokumentacije, rad s poslovnom dokumentacijom, poštom i internet bankarstvom.

DOO "Infotex"

10. 2008 – 12. 2009

HR specijalist

• Upravljanje kadrovskim dokumentima.

TC "Fortuna"

01. 2007 – 09. 2008

Voditelj računa

• Registracija pretplatničke dokumentacije, savjetovanje pretplatnika, prodaja i aktivacija sim kartica.

ZAO NSS

Ključna znanja i vještine:

• vještine u radu s partnerskim organizacijama;
• vještine rada s računalom, uredskom opremom i softverom;
• vještine rada s dokumentima, vođenje evidencije;
• izvrsno poznavanje uredskog posla;
• organizacija, pažnja prema detaljima.

Dodatne informacije:

• strani jezici: engleski (osnovna razina);
• razina poznavanja računala: siguran korisnik;
• računalni programi: Photoshop, MS Office paket;
• bračno stanje, podaci o djeci: nije u braku, nema djece;
• hobiji, hobiji: slikarstvo, kreativna fotografija, putovanja, psihologija.

Osobne kvalitete:

• otporan na stres, ima iskustva u rješavanju raznih situacija;
• sposoban za učenje.

Ciljevi i životni planovi:

• rad u modernoj tvrtki s mogućnošću daljnjeg razvoja osobnih i profesionalnih kvaliteta za karijerni rast;
• steći dodatno iskustvo koje će mi omogućiti da razvijem nove vještine, proširim svoje odgovornosti i time postanem najučinkovitiji zaposlenik.

Preporuke su dostupne na zahtjev.