Eisenhowerova matrica - Pravo korištenje vremena

U našem suludo brzom dobu, čini se da vrijeme ne samo da prolazi, već leti brzinom nadzvučne letjelice. U takvom ciklusu događaja i dana, opterećeni masom djela i planova, često ne možemo realizirati ni polovicu planiranog. I želim stići na vrijeme za sve. Kako pravilno koristiti vrijeme, koristeći Eisenhowerovu matricu, razmotrit ćemo detaljnije.

Vrijeme je sve što imamo. Dobro ili loše živimo naš život izravno ovisi o tome kako i na što provodimo vrijeme koje nam je dodijeljeno. A oni koji sanjaju da na svom putu mogu učiniti mnogo, u pravilu uče kako učinkovito upravljati svojim vremenom. Upravljanje vremenom (upravljanje vremenom) nije ništa drugo do planiranje. To je ono što pomaže prestati brinuti o gorkom osjećaju da je vremena kratko, da ga jako nedostaje i da zbog toga nema vremena za bilo što.

Svojedobno se slavni američki vojni i politički vođa Dwight David Eisenhower, koji je bio i predsjednik Sjedinjenih Država, ozbiljno uhvatio u potragu za rješenjem problema učinkovitog planiranja. I uspio je pronaći rješenje za ovaj problem, čak je smislio i svoje sustav upravljanja vremenom.

Dogodilo se da ljudski mozak lakše i bolje percipira strukturirane informacije, odnosno dovedene u određeni sustav, razbijene na police. Istodobno, bilo bi lijepo vizualizirati te police, učiniti ih vizualnim, na primjer, uz pomoć nekakvih dijagrama ili dijagrama.Upravo to načelo raspodjele slučajeva leži u osnovi Eisenhowerove matrice, koja je jedna od vodećih metoda teorije učinkovitog upravljanja vremenom.

Vizualizacija plana poslova i akcija pomoću matrice je vrlo jednostavna. Nacrtajte kvadrat na papiru, podijelite ga s dvije okomite linije na četiri jednaka ruba. Trebali biste dobiti prozor s rešetkom u obliku križa. Ova polja podijelit će vaše poslove u 4 skupine, od kojih će svaka ovisiti o znakovima važnosti / nevažnosti i hitnosti / nehitnosti. Polja nastala od presjeka linija nazivaju se kvadrantima (matematički koncept) i označavaju se na sljedeći način:

• Kvadrant A (važni i hitni zadaci);
• B kvadrant (važni, ali ne i hitni zadaci);
• S kvadrant (ne važni, ali hitni zadaci);
• Kvadrant D (nevažni i nehitni poslovi).

Eisenhowerova matrica ima i prednosti i nedostatke. Opišimo oboje i počnimo s prednostima.

• Unatoč nazivu "matrica", koji implicira nešto složeno, sustav je zapravo vrlo jednostavan za razumijevanje i primjenu bez ikakvih poteškoća.
• Slučajevi, ciljevi i zadaci podijeljeni su u samo 4 kategorije, što pomaže boljem snalaženju u njima.
• Raspodjela zadataka prema kriterijima hitnosti i važnosti omogućuje vam da nehitne i nevažne stvari gurnete u drugi plan, a time u prvi plan stavljate one važne i hitne. Tako dolazi do analize i filtriranja slučajeva. Eliminiraju se oni na koje uopće ne treba trošiti vrijeme.
• Glavna prednost je u tome što matrica omogućuje da trošenje vremena bude što učinkovitije, što zauzvrat omogućuje da se sve završi na vrijeme.

Postoje i nedostaci ovog sustava.

• Matrica je neučinkovita u dugoročnom planiranju. Pogodan je za obavljanje tekućih poslova ili onih koji se računaju na blisku budućnost.
• Kad nema dnevnih ciljeva, onda nema potrebe primjenjivati ​​takav sustav.
• Da biste učinkovito koristili matricu, morate brzo i točno rasporediti ciljeve u grupe. Da biste to učinili, potrebno je razumjeti kojem se od njih može dodijeliti "važan" stupanj, a koji ciljevi nisu jako važni, koji se moraju hitno dovršiti, a koji su izborni. Takav trening zahtijeva vrijeme, odnosno matrica vam ne počinje "raditi" odmah, ali ovo je minus.
• I, kao rezultat prethodnog stavka, može doći do pogrešaka u točnosti dodjele predmeta određenom statusu.

Razmotrimo svaki kvadrant matrice detaljnije.

Ako ste majstor planiranja, tada će A kvadrant biti prazan. Ako u njemu ima slučajeva, to ukazuje na vašu lošu organizaciju. Priznajete obrazovanje u poslovima užurbanih poslova i blokada. Razlog za ovu sliku je, u pravilu, lijenost.

Ili možda pogrešno postavljate prioritete. Naravno, ponekad su takve situacije dopuštene, ali kada se to sustavno promatra, onda je jednostavno potrebno raditi na osobnoj samodisciplini. Kako bi se izbjeglo "slijeganje" hira u A kvadrant, potrebno je pravovremeno nositi se sa zadacima upisanim u preostala polja.

Ali mali popis obveza u A kvadrantu još uvijek se može napraviti. To može biti:

• zdravstveni problemi;
• djela, čiji neuspjeh može izazvati nastanak problema, pogoršati kvalitetu života, ugroziti dobrobit u obitelji i poslu;
• slučajevi čiji će neuspjeh značajno zakomplicirati put do postizanja glavnih ciljeva ili dovesti do njihovog neuspjeha;
• izlaz iz raznih izvanrednih i kriznih situacija.

Ako ipak imate puno točaka u ovom kvadrantu, onda uložite sve svoje napore da ih eliminirate. I ne zaboravite da se ispunjavanje nekih stavki s popisa važnih i hitnih može preusmjeriti, delegirati nekom od pouzdanih osoba, nije potrebno sav teret svih stvari snositi samo na sebe.Ovaj pristup će vam pomoći da se brže nosite s punoćom A kvadranta.

Promatranja pokazuju da ljudi koji daju prednost rješavanju problema iz B kvadranta postaju najuspješniji, brže se penju na ljestvici karijere, financijski su najprosperitetniji, ne oskudijeva im vremena i žive skladnim, ispunjenim životom. Nehitni zadaci spadaju u kategoriju najperspektivnijih i najprioritetnijih, a ako im osoba posvećuje glavnu pozornost, onda mu sve ide kako treba.

Treba imati na umu da nedostatak hitnosti u skupini B ponekad dovodi do kašnjenja u provedbi zacrtanih točaka, te migriraju u skupinu A, gdje će već zahtijevati brzu reakciju. Ako važne, ali ne vrlo hitne zadatke rješavate postupno i redovito, tada će ovaj proces biti miran i učinkovit. Ovakvom poslovanju morate pristupiti odgovorno, a nedostatak hitnosti omogućuje potpunu kontrolu napretka slučaja, dovođenje svih detalja do ideala, jasno promišljanje svih koraka, čime se u konačnici postiže produktivan rezultat.

Eisenhowerova matrica nas prvenstveno uči pravilnom određivanju prioriteta. To znači da je najvažnija stvar u planiranju sposobnost razlikovanja važnih stvari koje vas vode do velikih ciljeva od onih sporednih. Zadaci koje je potrebno uključiti u skupinu C nisu važni, u biti, odvlače pažnju od glavnih ciljeva predmeta, ne pridonose napretku, već, naprotiv, samo usporavaju razvojni proces. Često ometaju koncentriranje na postizanje važnih ciljeva i time smanjuju učinkovitost prošlog vremena.

Nemojte brkati hitne stvari iz polja C, koje su nevažne, s hitnim poslovima iz polja A, koje su samo iznimno važne. To, u pravilu, dovodi do činjenice da stvarno važno ostaje u pozadini. Živopisan primjer takve situacije mogu biti sastanci nametnuti od strane nekoga izvana, koji vam nisu potrebni, ili prazni dugi razgovori, odlasci na zabave i proslave, pozivi na koje dolaze od osoba koje vas ne zanimaju, neki kućanski poslovi, kvar kućanskih aparata i slično. Da, to se mora učiniti hitno, ali rješenje tih zadataka nije vitalna nužnost, a njihov neuspjeh ne povlači probleme.

Nastava iz ove skupine ne daje ništa, naprotiv, može naškoditi. Treba ih pokušati odgoditi za kasnije, a bolje ih je potpuno zanemariti. Ali neprijatelja treba poznavati iz viđenja – svakako treba napraviti popis takvih “štetočina” u polju D, jer upravo to su aktivnosti koje nam “jedu” vrijeme. Upravo su ovi slučajevi toliko primamljivi i privlačni mnogima zbog svoje jednostavnosti i obećavaju da će pružiti opuštanje i zadovoljstvo, provesti vrijeme u slatkom blaženstvu.

Takve karakteristike ovih "slučajeva" stvaraju golemu napast da se s njima uopće pozabavite, a neka, kako kažu, cijeli svijet čeka. Iz vrtloga takvih pseudoslučajeva može biti iznimno teško izaći, jer oni stvarno vuku osobu. Ali pokušaji da se uništi navika bavljenja njima ne mogu se napustiti.

Te aktivnosti uključuju:

• razgovori ni o čemu, prazni, besmisleni razgovori (i telefonski i osobno);
• isto kao i razgovori iz prethodnog stavka, dopisivanje u instant messengerima, društvenim mrežama, svakojakim chatovima;
• gledanje filmova, serija, TV programa koji ne nose semantičko opterećenje, odvlačeći pozornost od ozbiljnih problema i poslova koji izazivaju razne negativne emocije;
• računalne i druge (ne obrazovne) igre.

Odmor za dušu i tijelo je nedvojbeno potreban, ali postoje mnogi drugi korisni načini za njegovo vježbanje:

• čitanje kvalitetne literature;
• posjeti izložbama, kazalištima i muzejima;
• igre koje razvijaju inteligenciju;
• satovi u bazenu, teretani, izleti na klizališta, izleti van grada u prirodu, putovanja itd.

Ako ne možete potpuno iskorijeniti štetne aktivnosti iz skupine D iz svog života, onda ih trebate pokušati barem odgoditi, obratiti pozornost na njih tek kada se stvari iz skupine A i B završe. Ali pokušajte smanjiti količinu vremena potrošili na "prazne" aktivnosti što je više moguće...

Postoji velika vjerojatnost da se slučaj pripiše neprikladnoj skupini. To je glavni problem u izgradnji hijerarhije naših prioriteta. Kako biste se lakše nosili s tim, morate naučiti odgovoriti na dva pitanja koristeći dvije riječi – „da“ ili „ne“. Na primjer: "Hoće li mi dovršetak ovog slučaja pomoći da se približim svom glavnom cilju?" Odgovor "da" znači važnost predmeta, odgovor "ne" znači nevažnost.

"Ako sada ne riješim ovaj problem, hoće li on sutra izgubiti svoju relevantnost?" Odgovor “da” znači hitnost stvari, odgovor “ne” nije hitnost. Nakon što ste na ovaj način odredili kategoriju za svaki sat, prije svega radite stvari iz skupine A, a zatim iz skupine B.

Najbolje vrijeme za stvaranje matrice je početak novog dana. Dobro razmislite koji su zadaci pred vama u bliskoj budućnosti i zapišite ih u obliku redovitog popisa. Zatim testirajte svako od njih koristeći gornja pitanja i stavite ih u okvire prema odgovorima. Ne zaboravite spomenuti najmanje i najbeznačajnije stvari koje nam samo gube vrijeme.

Ukupan broj zadataka određujete sami. Podijelivši slučajeve u odgovarajuće kategorije, možete napisati u bilježnicu ili u telefonskom organizatoru stvoriti uobičajeni prikladan popis u silaznom redoslijedu hitnosti i važnosti, tako da prvi na popisu budu slučajevi iz grupe A, drugi iz B, treći od C, a od D to uopće ne morate zapisivati. Zapamtite da se zadaci iz Grupa A i C moraju delegirati obitelji, prijateljima, kolegama ili podređenima. Ali skupina B – to su stvari koje je važno raditi sami.

Tko god treba, može koristiti Eisenhowerovu matricu. Dobro je jer će biti jednako korisno svima, bez obzira na dob i društveni status: čelnicima organizacija i poduzeća, i običnim radnicima i zaposlenicima, i domaćicama, i studentima, i djeci koja studiraju u školama.

Pogledajmo primjer kako bi mogli izgledati dnevni zapisi Eisenhowera.

Skupina hitnih i važnih stvari:

• voziti auto u servis na popravak, jer mi treba za posao;
• podnijeti tromjesečno izvješće;
• riješiti problem s bankovnom karticom.

Skupina ne hitnih, ali važnih stvari:

• razviti novu temu i ocrtati glavne smjerove novog projekta;
• prestati pušiti;
• nauči engleski;
• kupiti članstvo u teretani.

Skupina hitnih, ali ne važnih stvari:

• idite na godišnjicu San Sanycha iz pravnog odjela;
• čestitam svima na društvenim mrežama prvi dan proljeća.

Skupina nehitnih i nevažnih slučajeva:

• očistiti ormar;
• rastaviti stvari na polukatu;
• gledati seriju;
• igraj se s papigom.

Eisenhower Matrix se može usporediti sa sustavom za pročišćavanje, filterom koji vam omogućuje da se riješite nepotrebnih stvari. U početku ćete ga možda morati svakodnevno sastavljati, ali s akumulacijom iskustva počet ćete na razini intuicije osjećati koji posao pripada kojoj kategoriji. A čim se ovlada takvim sustavom upravljanja vremenom i naučite ga učinkovito koristiti, kao i pravilno rasporediti slučajeve u kvadrante, odmah ćete osjetiti nalet slobode.Počet ćete imati vremena učiniti sve na vrijeme i istovremeno ne žurite, vaš će se život vratiti u normalu, odjednom će se početi ostvarivati ​​ciljevi koji se čine nedostižnim. I bit će vam zajamčena prisutnost izvrsnog stanja i dobrog raspoloženja, energije i živahnosti.

Disciplina je temelj uspjeha. Sigurno ste obratili pažnju na takve ljude koji nemaju takve kvalitete, oni su u beskrajnom vrtlogu beskrajnih "afera", cijelo vrijeme rade nešto prazno, besmisleno, ali je, prema njihovim izjavama, nemoguće važno. A pogled na te ljude stalno je umoran, istrošen, izgubljen, nesretan. Uvijek su iznervirani, nervozni i nemirni.

Ako ne želite biti takvi i ne želite kod ljudi izazivati ​​samo suosjećanje i sažaljenje, onda morate postupiti po principu suprotnog. Ako im se sve događa, a vi želite suprotne rezultate, onda morate djelovati na suprotne načine. Naime: dovesti u red disciplinu, ovladati tehnikama samoorganizacije, pridržavati se jasnih planova, rasporeda i režima, jasno razumjeti kada i što učiniti, i što je najvažnije, čemu sve to služi, što je cilj. A Eisenhowerova matrica bit će vam izvrstan asistent u tim stvarima.

Uostalom, nije uzalud njezina osnivačica, čije ime nosi, uspjela izgraditi tako vrtoglavu karijeru i postati jedan od najpoznatijih i najomiljenijih predsjednika američkog naroda, kao i vrlo uspješan vojskovođa. I sve to unatoč činjenici da je ovaj veliki čovjek rođen u siromašnoj obitelji. Možete sigurno uzeti primjer od takvih ljudi i koristiti alate koje su oni izmislili.