Faze poslovne komunikacije

Komunikacijske vještine su jedan od najvažnijih uvjeta za uspješnu komunikaciju među ljudima, razmjenu informacija i postizanje željenog rezultata. Poslovni bonton ušao je u upotrebu od pojave tržišnih odnosa. Mnoge kulture daju mu zasebnu nišu u odnosima među ljudima, uzdižući ih na rang ceremonija. I to urodi plodom, jer poslovni bonton pomaže uspostaviti kontakt s partnerom, a uspjeh poduzeća uvelike ovisi o ponašanju ljudi tijekom poslovnog sastanka.

Za razliku od uobičajene svakodnevne komunikacije, poslovna komunikacija ima svoja jasna načela i usmjerena je na postizanje određenog cilja kroz dogovor i ispunjavanje obveza. Poslovno okruženje omogućuje stvaranje novih korisnih kontakata o kojima ovisi uspjeh poduzetog posla. Ali ne uvijek budući partneri mogu suosjećati jedni s drugima i pronaći zajednički jezik.

Poslovni kontakt je stjecanje dobiti. Pod svim ostalim jednakim uvjetima, pobjednik je onaj koji ima znanje i pravila poslovnog bontona. Lako je slijediti primjer interakcije dva gospodarstvenika, od kojih jedan lako i prirodno dovodi sugovornika do zaključaka koji mu trebaju, a drugi nema poslovne komunikacijske vještine niti govorništva te je prisiljen uvijek iznova propuštati isplative poslovne prilike. opet.

Dakle, poslovna komunikacija je sustav vještina koji uključuje čitav niz komunikacijskih ponašanja:

• komunikacijska kultura (usvojena u određenoj zemlji);
• govorništvo;
• poslovna etika (pravila i propisi);
• psihologija odnosa;
• logika građenja govora (usmenog i pismenog);
• slika;
• boja glasa i intonacije.

U suvremenom svijetu poslovna komunikacija predstavljena je u nekoliko oblika odjednom:

• Poslovni razgovor To je usmena ili virtualna komunikacija između kolega ili partnera, usmjerena na raspravu o poslovnim problemima. Najčešće se razgovor odvija između sudionika u istoj poslovnoj sferi, koji razumiju specifičnosti ovog dijaloga, sposobni su voditi razgovor na usku profesionalnu temu.
• Poslovni sastanak - jasno usmjerenu raspravu, čiji su zadaci rješavanje aktualnih organizacijskih problema, analiziranje informacija dostupnih sudionicima, izgradnja linije daljnjeg ponašanja, donošenje i donošenje odluka.

• Poslovna korespondencija - ovo je službena komunikacija putem poslovnog pisma, isključujući bilo kakvo očitovanje poznatosti ili slenga. Poslovno pismo je dokument koji sadrži službenu poruku i sastavljen u skladu sa svim standardima poslovne korespondencije. U pravilu, i u papirnatom i u elektroničkom obliku, obrazac poslovnog pisma opremljen je logotipom, adresnim podacima tvrtke ili ustanove. Također, poslovna pisma prate određenu oznaku na stranici.
• Javni govor - interakcija između govornika i publike. Ova vrsta poslovne komunikacije je izazovna i zahtijeva vještine javnog govora. Govornik treba biti što kompetentniji u postavljanju pitanja i imati vještinu govorničkog govora kako bi zainteresirao i uvjerio publiku. Po vrsti izlaganja gradiva javni govor može biti informativni (izvještaj), poticajan (agitacija), uvjerljiv (svečani govor).

Razumijevanje specifičnosti i važnosti poslovne komunikacije navodi na zaključak da se ona može i treba naučiti.

Poštivanje pravila poslovnog bontona neophodno je za uspješnu izgradnju poslovnih odnosa između poslovnih partnera, kolega, diplomata iz različitih zemalja. Poslovna kultura i ponašanje mogu se međusobno zapanjujuće razlikovati, ali postoje općeprihvaćene norme ponašanja kojih se svaka osoba koja poštuje sebe mora pridržavati, bez obzira na pripadnost određenom društvu.

• Točnost. U poslovnom okruženju aktualna je izreka "Vrijeme je novac", pa je kašnjenje na sastanke i tjerati sugovornika na čekanje vrhunac neetičnosti.
• Obaveza. Ispunjavanje preuzetih obveza temelj je dobrog ugleda bez kojeg je nemoguća uspješna interakcija u poslovnom okruženju.
• Povjerljivost. Sposobnost čuvanja povjerljivih podataka, čuvanja korporativnih tajni jedan je od uvjeta za međusobno povjerenje i punu suradnju.
• Odnos s poštovanjem... Poštivanje sugovornika, sposobnost slušanja, prožet izrečenim raspolaže sa samim sobom, otvara široke mogućnosti za uspostavljanje kontakta. Ova je vještina također korisna u interakciji sa zaposlenicima i podređenima.

• Samopoštovanje. Što se percepcije samog sebe u procesu komunikacije tiče, mora se znati pronaći „zlatnu sredinu“. Mirno odgovarati na kritike ili savjete, ali i da ne budete izmanipulirani, da možete dostojanstveno suzbiti pokušaje pritiska, vratiti razgovor na pravi put.
• Govorništvo. Sposobnost jasnog iznošenja svojih misli, prenošenja značenja govora sugovorniku, bez začepljenja fraza neprikladnim riječima i bez oduzimanja misli od teme razgovora. Ova sposobnost nije data svima po prirodi, stoga je potrebno posvetiti vrijeme umijeću javnog govora u svom treningu.
• Pismenost. Jasnoća govora u velikoj mjeri ovisi o pismenosti osobe, a sposobnost pisanja bez pogrešaka neophodna je u poslovnom okruženju.
• Izgled. U suvremenom svijetu već postoji ustaljeni dress code (clothing code), koji pretpostavlja određeni oblik odjeće za posjet radnom mjestu, događajima, organizacijama ili institucijama. Obično su to poslovna odijela za muškarce i žene, standardni set nakita i pribora. U slučaju prvog posjeta određenoj nepoznatoj organizaciji ili događaju, trebali biste se unaprijed informirati o prihvaćenom kodeksu odijevanja.

U strukturi poslovne komunikacije mogu se razlikovati četiri faze čiji će slijed omogućiti postizanje maksimalnog učinka u pregovorima.

Ovdje je prvi dojam od primarnog značaja. Kada se pripremate za susret sa sugovornikom, bit će korisno unaprijed poraditi na informacijama: krug interesa sugovornika, okruženje i osobitosti njegove kulture, pravila i tradicije koje su važne za sugovornika. Tako ćete se osjećati sigurnije i s poštovanjem prema osobinama vašeg partnera.

Ispravno izgrađene prve fraze ključ su uspjeha daljnje komunikacije. Trebate početi s privlačenjem protivnikove pozornosti i raspoloženja na sebe. To će pomoći uobičajenoj ljudskoj ljubaznosti, ljubaznosti, očitovanju pristojnog interesa za osobu sugovornika, izgovoru njegovog imena.

U procesu rasprave o zadacima potrebno je uskladiti se sa sugovornikom na istom "valu". Taj se rezultat može postići pažljivim promatranjem emocionalnog stanja partnera ili opće emocionalne atmosfere unutar grupe, kada su u pitanju pregovori s publikom.

Poznavanje tri glavna kanala percepcije pomoći će vam da se uskladite sa sugovornikom: vid, sluh i kinestetika (to uključuje dodir, miris, položaj tijela, geste i izraze lica).

Izravna koncentracija na temu sastanka, rasprava o problemima i zadacima. Cilj ove faze je postići dogovor koji je najzadovoljavajući za obje strane.

U trećoj fazi koristi se nekoliko faza, od kojih se suština kontakta sastoji:

• identificiranje motiva i ciljeva sugovornika;
• održavanje pažnje: važno je vidjeti glavnu nit razgovora, bez skretanja ili skakanja s teme na temu;
• argumentacija i uvjeravanje: koristi se u slučaju razlika u mišljenjima;
• fiksiranje rezultata kritičan je trenutak u razgovoru kada je potrebno dovršiti komunikaciju na zadanu temu, bez obzira na rezultate, taj unutarnji osjećaj dolazi s iskustvom i ovisi o promatranju, sposobnosti jasnog hvatanja i najmanjih promjena u emocionalnoj pozadini sugovornika.

Opći dojam sastanka formira se u posljednjoj fazi poslovne komunikacije i najslikovitije se bilježi u sjećanju. Stoga sposobnost pravilnog završetka razgovora može biti odlučujući čimbenik u daljnjoj suradnji.

Kako lijepo komunicirati, pogledajte sljedeći video.