Voditelj ureda: tko je on i čime se bavi?

U modernom poslovanju niti jedna tvrtka s uredom ne može bez posla voditelja ureda. Ova pozicija uključuje administriranje i upravljanje uredskim tijekom rada organizacije.

U suštini, uredski menadžer je tu informativnu i vodeću poveznicu gdje se spajaju i rješavaju svi radni momenti tvrtke. On komunicira između voditelja i podređenih, obavještava obične zaposlenike o dokumentima koje potpisuje voditelj, komunicira s klijentima tvrtke, prati korespondenciju, prati rad tvrtke i osigurava ured s uredom, izvršava izravne upute direktora i njegovih zamjenika .

Voditelj ureda je zaposlenik koji cijelom uredu osigurava potpuni tijek rada. Opis profesije pomoći će vam da bolje shvatite bit posla.

Prema klasifikatoru strukovnih zanimanja i radnih mjesta zaposlenika, zanimanje voditelja ureda i njegove dužnosti bitno se razlikuju od profesije tajnika. Voditelj ureda je prije svega organizator poslovnog prostora tvrtke, voditelj i administrator u jednoj osobi. Tajnička profesija podrazumijeva njegovu podređenost određenoj osobi (direktoru, zamjenicima direktora, najvišim menadžerima) i vođenje samo njegovih poslova.

Voditelj ureda kontrolira sav tekući rad ureda, uglavnom papirologiju. Monitori neprekidno rad uredske opreme, pruža zaposlenicima tvrtke dopisnica, na vrijeme obavještava djelatnike naredbe, naredbe i objave u uredu, koje izdaje voditelj, prihvaća dolazne telefonske pozive, po potrebi vodi kalendar sastanaka i putovanja ravnatelja. U ovom slučaju, upražnjeno mjesto se zove „urednik s tajničkim funkcijama“.

Budući da posao voditelja ureda uključuje organizacijske, informativne i administrativne radnje, njegove radne obveze uključuju određene funkcionalne poslove. Upravo u tome leži zapošljavanje i suština djelatnosti voditelja ureda koji mora:

• pripremiti uredski rad za novi radni dan: provjeriti rad telefona, računala i uredske opreme, dostupnost potrošnog materijala (papir, napunjeni ulošci za pisač);
• kontrolirati, održavati čistoću u uredskim prostorijama, usklađenost sa sanitarnim standardima (puna rasvjeta, ventilacija, temperaturni uvjeti u prostorijama), provjeriti rad split sustava;
• pravodobno nabaviti dopisnicu i osigurati im uredske radnike na vrijeme;
• naručiti vodu za piće, deterdženti, toaletni papir, salvete;
• kontrolirati trenutni tok dokumenata: pripremiti potrebne dokumente, izvješća, radne materijale potrebne za punopravan rad ureda, riješiti druge radne trenutke i zadatke;
• svakodnevno pratiti rad vozača i kurira;
• prema uputama voditelja, voditelj ureda odgovoran je za raspodjelu dužnosti među zaposlenicima, postavlja im zadatke, ukazuje im na potrebne radne informacije, utvrđuje razinu njihove odgovornosti, analizira učinkovitost rezultata;
• izračunati i procijeniti mjesečne financijske troškove za održavanje ureda prati njegovu provedbu;
• voditi evidenciju o vremenu, broj dana i sati koje je svaki zaposlenik odradio u kalendarskom mjesecu, pravovremeno prenijeti satnicu u računovodstvo za obračun plaća;
• pratiti poštivanje radne discipline: o činjenici kašnjenja, prijevremenom napuštanju posla, izostancima zaposlenika, obavijestiti upravu tvrtke, voditi evidenciju o kršenju i nepoštivanju pravila odijevanja;
• organizirati sastanke, registrirajte se i pomozite posjetiteljima u rješavanju njihovih pitanja.

Glavne kompetencije voditelja ureda uključuju pripremu i vođenje pregovora, sastanaka, sastanaka:

• mora izvršiti pripremu svih potrebnih materijala, osigurati dolazak svih zainteresiranih osoba na događaje, voditi zapisnik sa sastanka;
• voditi korespondenciju s klijentima i partnerima tvrtke, poslati materijale;
• rad s dolaznom i odlaznom uredskom korespondencijom, registrirati ga, baviti se otpremom;
• pružiti pomoć i pomoć zaposlenicima u rješavanju sukoba i spornih situacija;
• koordinirati uredski rad na kraju radnog dana provjeriti uredsku opremu, rasvjetu, split sustave, klima uređaje za njihovo isključenje iz napajanja;
• u nekim slučajevima, voditelj ureda odgovoran je za pronalaženje i zapošljavanje novih zaposlenika (postavlja informacije o potrebnim slobodnim radnim mjestima na posebnim stranicama, pregledava životopis, predodabire kandidate, vodi intervju);
• obavještava potencijalne klijente pisanim putem ili telefonom o trošku robe i usluga prema cjeniku;
• savjetuje o lokaciji odjela tvrtke, njihove funkcije;
• održava bazu kupaca poduzeća;
• obavlja poslove održavanja stranice, postavljanje oglasa o robi i uslugama, narudžba suvenira, tiskanje, distribucija informativnog materijala.

Da bi postao voditelj ureda, kandidat mora imati ključne vještine potrebne za obavljanje posla, kao i određene osobne i profesionalne kvalitete.

Osobne kvalitete osobe su biološke i društvene komponente koje čine njegovu osobnost. Biološke komponente osoba prima od prirode, svojih roditelja i predaka u obliku određenog skupa gena. Socijalna komponenta - ovo je društveno okruženje u kojem je osoba odrasla i odgajana.

Obje ove komponente oblikuju karakter i osobnost, dajući pojedincu određene kvalitete, dobre i negativne. Spajanjem svih osobina ličnosti osobe možete dobiti objektivan, pouzdan psihološki portret.

Pozitivne osobine ličnosti uključuju takve osobine karaktera kao što su:

• poštenje;
• ustrajnost u postizanju zacrtanog cilja;
• pažljivost;
• samodisciplina;
• odgovornost i organiziranost;
• naporan rad, ustrajnost;
• unutarnja plemenitost;
• objektivnost;
• društvenost, pristojnost, prijateljski odnos prema ljudima;
• pribranost, predanost, pažljivost, točnost;
• beskonfliktnost, sposobnost rješavanja sporova među zaposlenicima, optimizam i pozitivnost u svemu;
• brzina, brza pamet, uslužnost;
• aktivnost, ambicija.

Iza svake od ovih osobina ličnosti stoji psihološki i emocionalni odgoj osobe, njezino naslijeđe, društveno okruženje u kojem je odrastao.

Negativne osobine ličnosti uključuju:

• nedostatak montaže, nepažnja;
• depresivan pogled na život, nedostatak optimizma;
• nesposobnost prikupljanja misli na vrijeme i dosljednog rješavanja zadanih zadataka;
• agresivan karakter;
• sklonost ogovaranju i spletkama.

Poslovna svojstva osobe su njezina sposobnost obavljanja određenih radnih zadataka i funkcija.

Po poslovnim kvalitetama može se suditi koliko će podnositelj zahtjeva moći učinkovito organizirati svoj radni proces, koliko će dobro obavljati radne obveze koje su mu dodijeljene. Za uspješno vođenje ureda, kandidat mora osim znanja i vještina imati i određene poslovne kvalitete, koje uključuju:

• obrazovanje, razina vještina;
• radno iskustvo;
• brzo učenje, prilagodba u novim uvjetima;
• zahtjevnost prema sebi i drugima;
• sposobnost rada u multitasking okruženju, istovremeno rješavanje nekoliko pitanja odjednom;
• analitičko mišljenje, sposobnost razmišljanja fleksibilno i izvan okvira, donošenje ispravnih zaključaka, generaliziranje;
• poslovna sposobnost;
• vještina vođenja;
• spremnost na prekovremeni rad;
• govorničke vještine, diplomacije i vještine uvjeravanja;
• poslovne komunikacijske vještine.

Profesionalne kvalitete osobe su kombinacija osobnih i poslovnih kvaliteta, plus sve vještine koje je stekao tijekom svoje karijere. U svojoj profesionalnoj djelatnosti voditelj ureda mora:

• imati određeno znanje, vještine i sposobnosti u tom području uredsko upravljanje;
• profesionalno primijeniti svoja znanja i vještine u praksi;
• znati raditi s dokumentima, poznavati principe organiziranja toka dokumenata, pravila za izradu arhive;
• biti siguran korisnik računala i ostala uredska oprema;
• temeljito poznavati proces tijeka rada, raditi s dolaznom i odlaznom poštom, poznavati pravila njezine registracije, pravovremeno donositi odluke voditelja u strukturne odjele, pratiti rokove izvršenja dokumenata koje potpisuju zaposlenici tvrtke, slati odlaznu korespondenciju poštom ili kurirskom službom;
• posjedovati vještine administrativnog upravljanja;
• biti u stanju brzo tipkati, poznavati načela i pravila za sastavljanje određenih dokumenata (naredbe, naredbe, upute, uredbe);
• promptno raspolagati korisnim znanjem (kontakti hitne službe, električar, vodoinstalater, služba dostave ručka);
• znaju strane jezike (ne uvijek), iako je u nekim tvrtkama znanje određenog stranog jezika glavni uvjet za kandidata, a u tom slučaju voditelj ureda mora tečno govoriti, čitati i pisati na stranom jeziku;
• biti sposoban govoriti i pisati kompetentno, izrazite svoje misli dobrim književnim jezikom;
• vlastiti vještine poslovnog bontona.

Niti jedna visokoškolska ustanova ne predaje zanimanje voditelja ureda. Možete pohađati obuku i dobiti diplomu ili potvrdu o stručnom osposobljavanju u proračunskim ili privatnim centrima za obuku, fakultetima.

U velikim tvrtkama, u pravilu, žele vidjeti stručnjaka na ovom mjestu samo s visokim obrazovanjem, mala poduzeća mogu na ovo radno mjesto zaposliti djelatnika sa srednjom ili srednjom stručnom spremom.

Glavna stvar na koju svaki poslodavac obraća je radno iskustvo na ovoj poziciji, razina poznavanja rada na računalu, poznavanje uredske opreme i sposobnost rada na njoj, poznavanje osnova uredskog rada i arhiviranja, Poznavanje stranih jezika.

Da biste ispravno napisali životopis i dobili željenu poziciju, trebate detaljno, ali iskreno navedite sve podatke o sebi: osobne, profesionalne, poslovne kvalitete, radno iskustvo na sličnoj poziciji, stupanj obrazovanja.

Razinom očekivanih plaća poslodavcu će biti jasno što može ponuditi i za što se kandidat prijavljuje.

Nemojte davati lažne podatke o radnom iskustvu, obrazovanju - sve se to može lako provjeriti, u tom slučaju će slobodno mjesto za podnositelja zahtjeva postati nedostupno, jednostavno će biti odbijen.

Imati fotografiju je pozitivan trenutak za kandidata, poslodavac mora znati čiji se životopis razmatra. Voditelj ureda je lice tvrtke, a poslodavcu nije svejedno tko će ga predstavljati.

Obavezno navedite razinu svog obrazovanja, često poslodavca za ovu poziciju uzima specijalist s višom ekonomskom, pravnom, psihološkom ili filološkom naobrazbom.

Takve informacije će biti korisne poslodavcu.

Kada pišete životopis, držite se njegove strukture:

• osobne informacije - ime, dob, kontakti;
• osobnim - odjeljak se smatra izbornim, ali ga je bolje ispuniti;
• osnovne vještine i sposobnosti - navedite koje uredske programe posjedujete, navedite sve tečajeve osvježenja znanja, seminare, edukacije, ostale dodatne edukacije koje ste završili;
• radno iskustvo - navedite sve svoje prakse, prakse, završene projekte, volonterske programe, kronološkim redom, navedite poduzeća u kojima ste prije radili, obrazovanje i usavršavanje (odražavaju sve obrazovne programe i smjerove na kojima ste diplomirali);
• preporuke - u ovoj rubrici navedite imena i kontakte osoba koje vas mogu preporučiti novom poslodavcu, te dati pozitivne povratne informacije o vama.

Ako se na natječaj za voditelja ureda prijavljuje tražitelj posla bez radnog iskustva, onda bi bilo bolje da ovaj dio uopće ne uključujete u životopis. Nema potrebe poslodavcu pokazivati ​​nedostatak znanja i vještina. U ovom slučaju bolje je opisati svoje osobne i poslovne kvalitete, kakvu osnovnu i dodatnu edukaciju (seminari, treninzi).

Kao radno iskustvo možete navesti industrijsku praksu, preddiplomski pripravnički staž, vještine u organizaciji određenih događaja, sudjelovanje na olimpijadama, konferencijama, natjecanjima i svim vrstama testova. Ako imate bilo kakvih postignuća i uspjeha koji su izravno povezani s budućim radom, svakako navedite ove podatke u svom životopisu.